Quer saber como melhorar toda a operação logística de sua empresa? Então, você precisa conhecer o TMS (Transport Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, em português).
Controlar todo o sistema de entregas de uma companhia é uma tarefa realmente desafiadora.
Afinal, administrar diversas planilhas com as descrições de cada etapa pela qual a carga está sujeita a passar pode ser bem confuso. Já que cada informação fica em um lugar diferente.
Muitas vezes, para encontrar o que você necessita é necessário vasculhar todos os arquivos de seu computador.
No entanto, existe uma ferramenta que pode simplificar e mais que isso unificar todo este trabalho e ela é o sistema TMS.
Dessa forma será possível aprimorar todos os processos logísticos de sua empresa e, consequentemente, ter melhores resultados.
Portanto, neste texto vamos explicar os seguintes tópicos:
Índice:
O que é o sistema TMS?
O sistema de gestão de transporte – tradução da sigla em inglês TMS – é uma alternativa tecnológica para muitas empresas encontrarem uma maneira mais prática e eficiente de gerenciar todo o processo e fluxo de entrega de mercadorias.
Isso porque o TMS nada mais é do que um programa (software) com processamento de dados que possibilita uma visão e administração muito mais integrada e abrangente do processo que envolve toda a logística do transporte.
A ferramenta, ainda, permite que exista um monitoramento e controle sob os custos específicos de cada operação, o que resulta em uma maior economia para a empresa.
O TMS, portanto, reúne algumas atividades que antes eram realizadas separadamente, como você pode ver abaixo:
- Auditoria de frete;
- Controle financeiro da empresa;
- Desempenho dos veículos e motoristas;
- Emissão de conhecimentos eletrônicos de cargas;
- Otimização de rotas;
- Quantidade de entregas;
- Gerência e rastreamento de cargas;
- Documentos fiscais.
Dessa forma, o sistema integrado abrange não somente as atividades de transporte em si, mas também atua no âmbito financeiro, operacional, contábil e, claro, logístico.
Como funciona o TMS?
Bom, uma vez que você já sabe o que é o TMS é hora de saber como o sistema funciona.
A ferramenta otimiza as atividades relacionadas ao transporte de cargas e cumpre com o papel de aumentar a produtividade e qualidade do serviço sem ter custos adicionais e desnecessários neste processo.
É importante frisar que o sistema de gestão e transporte pode ser personalizado conforme as necessidades de cada empresa.
Logo, é possível combinar os módulos que melhor se adequam ao que você realmente necessita.
Mas, de maneira geral, o TMS funciona da seguinte maneira:
- Economia: O sistema permite controlar de forma integrada todos os custos de manutenção, suprimentos e adicionais relacionados a cada etapa da operação;
- Frete: As normas relacionadas ao valor do frete são estabelecidas pela ANTT. A ferramenta, por sua vez, pega estes valores atualizados e monta uma tabela de frete com cálculo automático. Assim, é possível escolher a transportadora com o melhor custo-benefício, caso ela seja terceirizada.
- Rede integrada: registro de transportadoras no sistema, controle de embarque e checagem de fretes.
- Organização e planejamento: otimização das rotas. Para isso, leva-se em conta o orçamento do transporte, melhores trajetos e possíveis imprevistos no meio do caminho, o que agiliza a entrega.
- Prazo de entrega: cálculo da distância e quilometragem com o intuito de estabelecer prazos de entrega mais assertivos.
- Rastreamento de veículos: utilizar rastreadores de frotas para saber a localização exata da carga e, assim, informar ao cliente como está o andamento da entrega e, claro, quando a mercadoria irá chegar até ele. Na Cobli você encontra rastreadores veiculares de última geração que podem ser conectados ao sistema e que apresentam uma solução muito mais integrada de gestão veicular.
- Controle de receita: toda a parte que engloba o financeiro da empresa, como o pagamento de clientes, emissão de manifestos e conhecimentos de carga, manejo de notas fiscais, entre outras funcionalidades.
- Manutenção do estoque: administração dos produtos em estoque e controle de pedidos.
Agora que você já sabe o que é e o que faz o Transport Management System (TMS) deu para perceber que é uma ferramenta bem ampla e completa, certo?
Todas essas funcionalidades auxiliam no planejamento da empresa, então, confira como escolher o melhor sistema para sua transportadora!
Principais vantagens de um sistema TMS
Existem diversas vantagens relacionadas à implementação de um sistema TMS no transporte de cargas de sua empresa, dentre elas, a eficiência de entregas e melhores resultados.
Confira abaixo algumas das vantagens do sistema TMS:
Solução mais inteligente para economia
Como o TMS oferece uma visão mais ampla e integrada de cada processo logístico envolto no transporte de cargas, é possível haver uma redução de custos para a empresa.
E isso vai desde o controle das mercadorias em estoque até mesmo a melhoria na roteirização dos trajetos percorridos pelos veículos e manutenção dos mesmos.
Cada etapa é analisada minuciosamente para evitar gastos desnecessários.
Entregas mais ágeis e eficazes
Perde-se menos tempo com processos burocráticos que poderiam atrasar as entregas.
Além disso, é possível estar mais preparado para eventuais contratempos que possam surgir no meio do caminho.
O TMS na logística da empresa é fundamental. As soluções rápidas, auxiliadas pela tecnologia, deixam cada fase pela qual a carga irá passar com serviços mais eficientes e, consequentemente, o cliente mais satisfeito.
Melhoria da qualidade do serviço prestado
Quando há uma comunicação integrada entre os setores, é possível entender a empresa como um todo, no qual cada área necessita estar em plenas condições para executar suas tarefas e, assim, fazer tudo funcionar.
A partir do momento em que um dos setores é comprometido, o problema gerado pode afetar e muito a logística da empresa e suas demandas.
Mais uma vez, neste caso, o TMS no transporte de cargas aparece como uma solução vantajosa no quesito resolver rapidamente os problemas.
Segurança no trabalho
O sistema alerta para áreas consideradas perigosas tanto para carga quanto para o motorista.
Há ainda a possibilidade de ativar um botão de pânico em situações emergenciais.
Ao acioná-lo, o veículo fica completamente trancado, oferecendo maior segurança em casos de assaltos, por exemplo.
Comunicação acessível
Qualquer imprevisto que ocorra no meio do caminho pode ser solucionado com mais agilidade caso exista uma comunicação direta e acessível entre o motorista e a empresa.
Com isso, ao reportar um problema, a área responsável pode rapidamente solucioná-lo sem atrasar a entrega.
Feedbacks mais assertivos
Cada funcionário de uma empresa é singular e tem seu jeito de trabalhar. Mas isso não pode atrapalhar o serviço de entregas.
O TMS, portanto, consegue monitorar a quantidade de paradas que o motorista realiza por trajeto e, caso exista um problema quanto a isso, é possível entender o que está acontecendo e dar feedbacks mais assertivos.
A importância do TMS para transportadoras
Os custos com uma logística não muito bem estruturada interfere diretamente na receita da empresa.
Erros de entregas, lançamentos ou até mesmo o não recebimento dos pedidos realizados abalam o funcionamento da empresa e impactam na credibilidade de seus serviços.
Fora isso, problemas com distâncias longas e entraves relacionados à mobilidade urbana se tornaram grandes vilões das transportadoras.
Em um período de três anos, empresas gastaram em média 12,37% do seu faturamento bruto somente com processos logísticos no Brasil.
O estudo feito pela Fundação Dom Cabral mostra ainda que as companhias tiveram que desembolsar cerca de R$ 15,5 bilhões entre 2015 e 2017!
Então, ter uma empresa mais preparada para enfrentar esses problemas do dia a dia, com um sistema automatizado, como o TMS na logística, oferece uma vantagem competitiva gigantesca se comparado com outras companhias que tentam controlar todas as etapas manualmente.
O olhar mais abrangente sob o negócio como um todo tem um impacto positivo na gestão do transporte e ainda pode obter melhores resultados e, quem sabe, ainda aumentar a receita.
Diferença entre TMS e WMS
Por serem siglas bem parecidas, muita gente ainda pode não saber qual é a diferença entre o TMS e o WMS.
Mas é bem simples! O Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) é, como o próprio nome diz, uma ferramenta cuja função está atrelada às operações de armazenamento de mercadorias.
Suas atividades consistem em controlar a entrada e saída de produtos, bem como fiscalizar os procedimentos realizados no interior do armazém, emitir dados estatísticos dos produtos tais como o lote, por exemplo.
Além disso, é de responsabilidade do WMS checar as mercadorias armazenadas, emitir relatórios e monitorar o espaço disponível para que caibam todos os produtos da melhor maneira possível.
Assim, economiza-se tempo e dinheiro com o gerenciamento do transporte de cargas.
Já o TMS abrange a logística das operações do transporte, como você viu ao longo deste texto.
No final das contas, ambas as ferramentas são complementares e podem ser o diferencial da sua empresa no mercado.
Depois de entender o que faz o Transportation Management System (TMS), é hora de saber como ter uma gestão de frota ainda mais eficiente e a Cobli tem a solução perfeita para você!
