Um sistema de gestão de entregas é essencial para a uma gestão logística mais eficiente, segura e ágil, rastreando todo o progresso de insumos e mercadorias.
Afinal, os desafios enfrentados são inúmeros e podem ter um grande impacto nos resultados da operação.
Atualmente, realizar entregas no prazo estipulado não é mais um diferencial, mas sim, uma exigência do consumidor e até um fator decisivo no momento da compra.
Cerca de 10% a 30% dos atrasos nas entregas se devem a fatores como condições meteorológicas, cliente ausente no momento da entrega, falta de clareza na descrição dos prazos e pacotes parados em contêineres, conforme dados do Shippy Pro.
Isso mostra a real importância de um controle total do processo de entregas, além de ter uma visibilidade completa da operação, possibilitando uma maior assertividade na redução de custos extras.
Quer saber mais sobre o que é um sistema de gestão de entregas, como funciona, seus benefícios e como escolher o melhor sistema para a sua empresa?
Acompanhe o guia completo que preparamos para você!
Índice:
O que é um sistema de gestão de entregas?
Um sistema de gestão de entregas é uma ferramenta que permite rastrear o progresso de insumos e mercadorias desde o momento em que são coletados no local de origem até serem entregues ao destinatário.
Além do transporte em si, esse processo abrange a interação com parceiros, clientes e distribuidores. O acompanhamento vai além do deslocamento, pois também abrange o gerenciamento de estoque, a comunicação com os motoristas e o controle das rotas.
Confira algumas funções de um sistema de gestão de entregas:
- Gerenciamento de rotas em tempo real no mapa;
- Comprovante de entrega e localização;
- Acompanhamento de motoristas;
- Acompanhamento e melhoria do desempenho da logística de transporte;
- E muito mais!
A maioria dos sistemas de gestão de entregas possui funcionalidade de classificação e rastreamento. Já outros oferecem relatórios e painéis avançados, calculo de pedágio, de combustível e outros recursos que podem ser adicionados se necessário.
Como funciona um sistema de gestão de entregas?
O sistema de gestão de entrega funciona de maneira simples e prática: ele é composto por uma plataforma que, a partir de um aplicativo instalado em dispositivos móveis utilizados pela transportadora, permite um controle rápido e eficiente das entregas.
A instalação do aplicativo ocorre nos dispositivos móveis da equipe de campo, que registram os locais de entrega e se comunicam em tempo real com a empresa, fornecendo informações sobre coletas, entregas e ocorrências.
Além disso, também é possível:
- Acompanhar em tempo real o progresso das entregas;
- Enviar o status e comprovantes com fotos;
- Visualizar dados de desempenho da equipe;
- Saber o horário de chegada, duração e taxa de sucesso.
Sendo assim, o objetivo desse sistema é solucionar problemas e evitar riscos associados à distribuição de mercadorias, embarques, rastreamento, coletas, registro de comprovantes e outras operações relacionadas a entrega, proporcionando maior eficiência e segurança.
Quais os tipos de sistema de gestão de entregas?
Existem diferentes tipos de sistema de gestão de entregas, cada um com suas características e funcionalidades específicas. Conheça os 03 principais:
1. Software de roteirização
Os sistemas de roteirização veicular são projetados para rastrear o progresso das entregas em tempo real, permitindo que as transportadoras e os clientes acompanhem a localização das mercadorias.
Além disso, eles também auxiliam na otimização das rotas, ajudando a determinar a sequência mais eficiente para as entregas.
2. TMS
O TMS (Transportation Management System), ou Sistema de Gestão de Transportes, é uma solução que auxilia no controle e gerenciamento de todos os aspectos relacionados aos serviços de transporte.
Ele abrange diversas etapas do processo, como o planejamento de rotas, auditoria, verificação e monitoramento das transportadoras, entre outras atividades essenciais.
3. WMS
O WMS (Warehouse Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, é um sistema abrangente de controle de armazém que executa processos como armazenagem, circulação de lotes e expedição de pedidos.
Essa ferramenta é composta por módulos integrados que facilitam o gerenciamento de todos os ativos do estoque, incluindo insumos, equipamentos e mercadorias em produção.
As empresas que utilizam esse tipo de sistema podem desfrutar de um controle preciso sobre a entrada e saída de itens, além de terem uma melhor capacidade de planejar o reabastecimento do estoque de forma precisa.
Esse sistema também pode ser configurado para rastrear informações sobre as mercadorias por meio de códigos de barras ou etiquetas de RFID (Identificação por Radiofrequência), permitindo um acompanhamento mais eficiente das mercadorias.
Benefícios de um sistema de gestão de entregas
O gerenciamento de entregas ou coletas é um elemento fundamental para o sucesso logístico de qualquer empresa, pois impacta diretamente os lucros.
Conforme a empresa cresce, torna-se cada vez mais desafiador manter o controle manual sobre esses processos, tornando-se necessário aprimorar e otimizar os procedimentos.
Visando obter uma operação mais ágil, o mercado tem apresentado diversas inovações que atendem às necessidades específicas de cada setor.
Uma dessas inovações consiste em acompanhar em tempo real cada etapa da entrega, permitindo um controle mais efetivo de toda a logística envolvida.
Por esse motivo, trouxemos um compilado dos principais benefícios de um sistema de gestão de entregas:
Redução de gastos com combustível
A alta do combustível no primeiro trimestre de 2023, inclusive, contribuiu para elevar os custos logísticos para 13,7% do PIB, apontou a pesquisa “Panorama do Transporte de Cargas no Brasil”.
Sendo assim, a implementação de um sistema de gestão de entregas pode contribuir significativamente para a redução de gastos com combustível, principalmente no que diz respeito a otimização de rotas.
Isso porque o sistema pode calcular rotas mais eficientes, considerando vários fatores, como distância, tráfego e restrições.
Sendo assim, ajuda a reduzir a distância percorrida pelos veículos, minimizando o consumo de combustível.
Além disso, o sistema de gestão de entregas também pode otimizar o planejamento da carga nos veículos, considerando a capacidade de cada um e as demandas específicas de cada entrega.
Ao maximizar a utilização do espaço disponível, é possível reduzir o número de viagens necessárias e, consequentemente, economizar combustível.
E com um sistema adequado, é possível monitorar o consumo de combustível e analisar os dados coletados. Isso permite identificar padrões de consumo e implementar medidas para otimizá-lo, como a identificação de veículos com baixa eficiência energética.
Mais segurança para a equipe: reduza multas e acidentes
Um sistema de gestão de entregas pode reduzir multas e acidentes ao rastrear e monitorar rotas de veículos, garantindo um caminho por vias seguras e evitando áreas restritas, com tráfego congestionado e rotas perigosas.
Coletando e analisando dados sobre o comportamento de condução, como acelerações bruscas, frenagens repentinas e curvas acentuadas, é possível identificar padrões inadequados e oferecer treinamento ou orientação adicional aos motoristas.
Isso ajuda a melhorar a segurança no trânsito, reduzir o risco de acidentes e evitar multas decorrentes de condução imprudente.
Mais rapidez nas entregas
A demora na liberação de veículos de carga é uma das principais causas de atrasos nas operações de entrega e coleta, resultando em insatisfação por parte dos clientes.
Com um sistema de gestão de entregas, os motoristas mantêm contato constante com os operadores logísticos, permitindo uma melhor compreensão das rotas e dos tempos de deslocamento.
Isso, por sua vez, possibilita à equipe agendar as próximas coletas para evitar que os veículos fiquem parados por longos períodos. E essa agilidade não se restringe apenas às coletas, mas também às entregas.
Em caso de imprevistos ou possibilidades de atraso, é possível utilizar os dados disponíveis para encontrar soluções que evitem o descumprimento dos prazos.
Melhora na comunicação com o cliente
A entrega do produto é um fator que impacta diretamente a experiência do consumidor e consequentemente, na sua satisfação.
E para garantir que o seu cliente fique satisfeito com a sua empresa e se torne um cliente fiel, é importante otimizar e melhorar a entrega.
Com um sistema de gestão de entregas, é possível fornecer atualizações em tempo real sobre o status das entregas aos clientes. Isso inclui informações sobre a localização do veículo, estimativas de horário de entrega e eventuais atrasos.
Essas atualizações mantêm o cliente informado, proporcionando uma experiência de serviço mais transparente e confiável.
Além disso, é possível configurar notificações automatizadas para informar o cliente sobre o andamento do processo de entrega. Isso pode incluir mensagens de confirmação de coleta, avisos de despacho e notificações de entrega.
Tomada de decisão a partir de dados
A implementação de um software de gestão de entregas oferece a possibilidade de acompanhar as entregas em tempo real e realizar uma análise mais detalhada dos dados coletados por meio de indicadores.
Esses indicadores desempenham um papel fundamental na medição da produtividade da operação, identificação de erros e capacidade de agir rapidamente para solucionar problemas.
Com o acesso a informações em tempo real, as empresas podem monitorar o desempenho da frota, identificar áreas de melhoria e tomar decisões estratégicas com base em dados precisos.
Ao analisar os indicadores para frota, as empresas podem detectar padrões, identificar gargalos operacionais e tomar medidas corretivas para otimizar a eficiência do processo de entrega.
Além disso, a análise dos dados ajuda a melhorar a segurança das operações de entrega. Os indicadores podem revelar padrões de comportamento de condução perigosa, excesso de velocidade ou outros comportamentos de risco.
Com base nessas informações, as empresas podem implementar programas de treinamento, estabelecer políticas de segurança mais eficazes e reduzir a incidência de acidentes e multas.
Aumento da produtividade da equipe
Um sistema de gestão de entregas automatiza muitas tarefas que costumavam ser realizadas manualmente, como o registro de informações, a criação de documentos de transporte e a comunicação com os motoristas.
Isso elimina a necessidade de realizar essas tarefas manualmente, economizando tempo e reduzindo erros.
O sistema também permite uma comunicação em tempo real entre a equipe de logística e os motoristas.
Por meio de dispositivos móveis ou sistemas de rastreamento, é possível transmitir informações atualizadas sobre pedidos, alterações de rota, instruções especiais e outras informações relevantes.
E assim, é possível contar com métricas de desempenho que permitem acompanhar o trabalho da equipe por meio de indicadores-chave, como tempo de entrega, eficiência dos motoristas, número de entregas realizadas e ocorrências de problemas.
Essas informações permitem identificar oportunidades de melhoria, identificar gargalos e implementar ações corretivas para aumentar a produtividade da equipe.
Atividades fora do horário de trabalho
Com um sistema de gestão de entregas é possível realizar um planejamento e agendamento mais eficiente das atividades.
As entregas podem ser programadas conforme a capacidade de recursos disponíveis e considerando os horários de trabalho regulares. Isso evita a sobrecarga e a necessidade de realizar atividades fora do horário previsto.
Com o sistema implementado, a equipe de logística pode verificar o status das entregas, identificar atrasos ou problemas em potencial e tomar medidas corretivas durante o horário de trabalho.
Isso ajuda a evitar situações em que a equipe precisa realizar atividades fora do horário previsto, promovendo um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal de toda equipe.
Como escolher o sistema de gerenciamento de entregas ideal?
Se você está considerando a escolha de um sistema de gerenciamento de transporte, é essencial compreender os aspectos que devem ser considerados para tomar a melhor decisão possível.
Por isso, com base em nossa experiência no setor logístico, aqui estão algumas recomendações que podem ajudar:
- Saiba quais são as necessidades da empresa e operação: considere o tamanho da sua operação, os tipos de transporte que você utiliza, as funcionalidades essenciais que você precisa e quais desafios específicos você enfrenta;
- Avalie a relação custo-benefício: ao avaliar a implementação de um programa de gestão de entregas, o retorno sobre o investimento é um aspecto crucial a ser considerado. O gestor deve estabelecer detalhadamente qual é o potencial de ganho em termos de eficiência e produtividade que pode ser alcançado;
- Acompanhamento em tempo real: certifique-se de que o sistema ofereça recursos de acompanhamento, como rastreamento de veículos, informações de localização e atualizações de status das entregas;
- Análise e relatórios: verifique se o sistema fornece recursos de análise e relatórios para que você possa obter informações sobre o desempenho da sua frota e identificar áreas de melhoria. Relatórios sobre custos de transporte, eficiência da rota, tempo de entrega e outros indicadores-chave ajudam a otimizar as operações;
- Usabilidade e treinamento: avalie a usabilidade do sistema e verifique se ele é intuitivo e fácil de usar. Além disso, veja se a empresa oferece treinamento adequado para sua equipe;
- Suporte e atualizações: verifique o suporte oferecido pela empresa fornecedora do sistema e se há um plano de atualizações regulares para garantir que o sistema esteja sempre atualizado com as últimas tecnologias e requisitos do setor.
Lembre-se: adquirir sistemas de gestão de entregas é levar a empresa para o próximo nível em termos de produtividade e capacidade de atendimento. Para isso, é fundamental tomar decisões baseadas em informações e fornecedores confiáveis.
Cuidados ao contratar um sistema de gestão de entregas
Contratar um sistema de gestão de entregas é uma decisão importante para qualquer empresa que depende da logística para o seu funcionamento. No entanto, com tantas opções no mercado, pode ser difícil tomar a melhor decisão.
Então, para te ajudar nesse processo, separamos os principais cuidados que você deve ter ao contratar um sistema de gestão de entregas:
Avaliação do contrato
Leia atentamente todos os termos e condições do contrato, incluindo cláusulas de serviço, suporte técnico, garantias e políticas de cancelamento.
Certifique-se de entender os custos envolvidos, como taxas de licenciamento, manutenção, atualizações e possíveis custos adicionais.
Capacidade do produto de resolver os problemas do seu negócio
Analise se o sistema oferece os recursos necessários para lidar com os desafios específicos da sua operação de entregas, como roteirização eficiente, rastreamento e integrações com outros sistemas.
Considere também se o fornecedor tem experiência e expertise no seu setor ou nicho de mercado.
O menor preço nem sempre é a melhor solução
Evite tomar decisões baseadas apenas no preço mais baixo. Considere o valor agregado que o sistema oferece, incluindo funcionalidades, suporte e escalabilidade. Priorize o retorno sobre o investimento (ROI) em vez de apenas o custo inicial.
Gestão de serviços e entregas: conheça o sistema Cobli
Gerenciar as entregas ou coletas é um fator básico no sucesso da logística de qualquer empresa, com um impacto direto nos resultados.
À medida que a empresa cresce, se torna ainda mais complicado ter um controle manual, aumentando a necessidade de aprimorar os processos com tecnologia de ponta.
Afinal, segundo o Conselho de Profissionais de Gestão da Cadeia de Suprimentos, 71% das transportadoras e empresas de terceirização de logística acreditam que o uso do Big Data melhora a qualidade e o desempenho das operações.
Veja como o sistema de gestão de entregas da Cobli pode ajudar com as mais diversas situações que a logística da sua empresa passa no dia a dia:
Gestão eficiente da frota
Permite que os gestores de frota possam gerenciar e monitorar as tarefas da frota em tempo real, otimizando rotas e garantindo o melhor aproveitamento dos veículos.
Planejamento e despacho de tarefas
Fornece aos gestores de frota a capacidade de planejar tarefas para os agentes de campo, garantindo a eficiência, rapidez e economia na execução das tarefas.
Monitoramento de tarefas
Auxilia os gestores a monitorarem o andamento das tarefas planejadas, contando com informações atualizadas sobre a localização dos veículos e o status em tempo real de cada tarefa, com informações atualizadas sobre o progresso de cada atividade.
Comunicação eficiente
A Cobli oferece uma plataforma para a troca de informações entre gestores de frota, agentes de campo e clientes, permitindo que toda a gestão de frota esteja alinhada de forma clara e transparente, compartilhando informações importantes e resolvendo problemas rapidamente.
Alinhamento com o cliente
Fornece uma experiência de acompanhamento de pedido para o cliente final, permitindo que visualizem o horário previsto para a chegada, o veículo, motorista que realizará a entrega e a localização do veículo.
Análise de dados e relatórios
Disponibiliza dados precisos e relatórios atualizados para os gestores de frota, permitindo a tomada de decisões estratégicas, identificação de problemas e oportunidades de melhoria.
Com a Cobli, o gestor consegue planejar, acompanhar e otimizar todo o processo de sua operação. E assim, ganha:
- Mais agilidade e precisão: envie informações detalhadas do serviço para o motorista via aplicativo, como nomes, endereços, instruções e horário previsto de entrega;
- Acompanhamento de tarefas em tempo real: saiba do progresso das entregas, com o envio de status e comprovantes com fotos;
- Dados de desempenho da equipe: melhore a prestação de serviços por meio de acesso a dados como horário de chegada em cada cliente, duração da atividade e taxa de sucesso.
Contratei um sistema de gestão de entregas: e agora?
Com todas as dicas e informações acima, você se certificou que um sistema de gestão de entregas é a solução ideal que a sua operação precisa para ter mais agilidade, reduzindo custos e aumentando a satisfação do cliente? Então, você fez a escolha certa!
Agora, é hora de iniciar a implementação e aproveitar ao máximo os benefícios que o sistema pode proporcionar. Os próximos passos são:
Planejamento
Comece definindo os objetivos e metas que você deseja alcançar com o sistema de gestão de entregas.
Identifique as áreas específicas em que você espera obter melhorias, como eficiência operacional, rastreamento, redução de custos, satisfação do cliente, entre outros.
Avaliação e integração
Avalie cuidadosamente o sistema que você contratou e familiarize-se com suas funcionalidades e recursos. Verifique se há integração com outros sistemas ou softwares utilizados em sua empresa, como sistemas de ERP ou CRM.
Certifique-se de que a equipe responsável pela implementação esteja envolvida nesse processo e compreenda completamente como o sistema funciona.
Treinamento
É crucial capacitar sua equipe para usar efetivamente o sistema de gestão de entregas. Realize treinamentos adequados para os usuários-chave, como motoristas, operadores de logística e pessoal de atendimento ao cliente.
Tenha a certeza de que todos entendam como usar o sistema, assim como aproveitar seus recursos e cumprir os procedimentos adequados.
Testes e ajustes
Antes de implantar totalmente o sistema, realize testes para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Verifique se todas as funcionalidades estão operando e se a integração com outros sistemas está ocorrendo sem problemas.
Faça ajustes conforme necessário para atender às necessidades específicas de sua empresa.
Implementação gradual
Considere uma abordagem de implementação gradual, começando com uma equipe ou uma área específica antes de expandir para toda a empresa.
Isso permitirá que você identifique quaisquer problemas ou desafios iniciais e faça os ajustes necessários antes de uma implantação em larga escala.
Monitoramento e avaliação contínua
Após a implementação, monitore regularmente o desempenho do sistema de gestão de entregas.
Analise os dados e indicadores relevantes para avaliar o impacto do sistema em sua operação. Faça ajustes conforme necessário para otimizar os resultados e atingir seus objetivos.
Assim, os gestores conseguem tomar as melhores decisões, otimizar os processos e proporcionar um retorno financeiro capaz de tornar o negócio mais competitivo.
Um sistema de gestão de entregas proporciona uma série de benefícios importantes para a sua empresa ter uma relação transparente com os clientes, entregas mais rápidas e um grande diferencial no mercado.
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