O romaneio de pedido é um documento de grande utilidade dentro do processo logístico, ajudando a evitar problemas no carregamento e erros nas entregas, além de outras situações capazes de gerar transtornos e prejuízos para uma empresa.
Embora sua emissão não seja obrigatória, vale a pena saber mais sobre o assunto e começar a incluir esse passo no gerenciamento das entregas do seu negócio.
Neste texto você irá entender o que é romaneio de pedido, seus benefícios, além de dicas de como gerá-lo. Acompanhe!
O que é romaneio de pedido?
Também chamado de packing list, o romaneio é um documento que lista todas as mercadorias que serão transportadas ou coletadas por um mesmo veículo.
Quando uma pessoa diz que vai fazer um romaneio de pedido, significa que ela irá selecionar os itens que serão transportados juntos, dando origem ao que é conhecido como romaneio de carga.
Seu grande objetivo é facilitar a identificação dos volumes presentes em um mesmo lote, o que é bastante útil tanto no embarque quanto no desembarque de mercadorias.
Com o romaneio em mãos, fica mais fácil conferir os itens transportados e suas respectivas notas fiscais, além de tornar mais prático para o motorista realizar a prestação de contas das mercadorias que estão sob sua responsabilidade.
Em casos específicos, como roubos de carga, por exemplo, as seguradoras costumam pedir uma cópia do romaneio para dar entrada no processo de indenização. Esse é mais um motivo para começar a usar esse documento no dia a dia da sua empresa.
Qual a diferença entre romaneio e nota fiscal?
É importante saber que o romaneio de pedido não substitui as notas fiscais, pois, como mencionado anteriormente, se trata de uma lista das mercadorias que serão transportadas em um mesmo veículo.
Nesse sentido, podemos dizer que o romaneio é o conjunto das notas fiscais que compõem uma carga, facilitando a identificação de cada item.
Existe alguma relação com manifesto de carga?
Outra diferenciação importante a ser feita é em relação ao romaneio e o Manifesto Eletrônico (MDF-e).
Apesar de também ser uma lista, o MDF-e é diferente porque relaciona os CT-es (Conhecimentos de Transporte) emitidos por uma mesma carga e não os seus volumes.
Além do mais, o romaneio é emitido pelo fornecedor da carga, que pode ser um varejista, por exemplo, enquanto o manifesto é gerado pelo transportador.
Como fazer um romaneio de pedido?
Se deseja entender como fazer romaneio de pedido, é preciso que saiba que não existe um modelo padrão. Entretanto, no site da Receita Federal há uma página com orientações sobre as informações mais relevantes a serem incluídas, que são:
- Quantidade total de volumes (embalagens);
- Marcação dos volumes;
- Notas fiscais;
- Tipo de embalagem, se é caixa, pallet, pote, lata, de madeira etc.;
- Informações sobre as dimensões das embalagens, peso líquido e bruto, além do Volume total da carga.
Lembrando que esses tópicos são apenas sugestões, cada organização deve incluir dados de acordo com sua necessidade.
Existem empresas que fazem o romaneio de pedido Excel, ou seja, criando-o manualmente em uma planilha, já outras optam por um sistema que gera o documento de forma automática.
A segunda opção é, certamente, bem mais prática e segura, afinal, com ela, não é preciso que nenhum colaborador gaste seu tempo formulando a lista. Além disso, os riscos de erro são mínimos, pois os itens são inseridos automaticamente, através da coleta de dados de outras etapas do processo logístico.
De qualquer forma, cabe a cada empresa escolher a opção que melhor atender suas necessidades e estiver dentro de suas possibilidades orçamentárias.
Benefícios do romaneio de pedido para as empresas
Adotar o hábito de emitir o romaneio de pedido, mesmo nas situações em que não é obrigatório, pode proporcionar diversos benefícios para uma empresa. Veja quais são os principais.
Facilita a conferência dos comprovantes de entrega
Após a realização das entregas, o motorista apresenta os comprovantes para a empresa. Com o romaneio em mãos, fica mais fácil relacionar os dados contidos nele com os dos conhecimentos de transporte (CT-e) e fazer a conferência.
Essa praticidade também é útil quando o motorista precisa parar em postos de fiscalização, pois o trabalho dos fiscais é realizado de forma muito mais dinâmica, o que evita que ele perca tempo esperando.
Protege a empresa junto à seguradora
Em casos de imprevistos, como acidentes, roubos, avarias e outras situações, as empresas precisam acionar o seguro para receberem a indenização.
Para dar continuidade ao processo de sinistro, é comum que as seguradoras peçam uma cópia do romaneio da carga, exatamente para saberem o valor das mercadorias perdidas.
Disponibiliza informações sobre a carga para os clientes
Empresas que utilizam sistemas para gerar o romaneio podem oferecer informações para os clientes sobre o processo de entrega, transmitindo mais confiança e credibilidade.
Cada vez mais, os consumidores buscam comprar de companhias que oferecem esse tipo de dado em tempo real. Isso torna o processo mais prático e evita, por exemplo, que uma pessoa perca compromissos para ficar esperando uma entrega que nem sabe ao certo o dia em que irá chegar.
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Previne possíveis erros no processo de entrega
O fato de haver um documento com a relação de todas as mercadorias presentes em uma carga ajuda a prevenir possíveis erros ao longo do processo de entrega.
Vale lembrar que as chances de falha se tornam ainda menores quando o romaneio é gerado de forma automática, através de softwares.
Facilita a identificação de cada mercadoria presente no lote
Encontrar uma mercadoria em um veículo cheio de caixas sem ter o romaneio para consultar pode ser como procurar uma agulha no palheiro.
Com as informações referentes ao volume e tipo de embalagem, fica mais simples localizá-lo, poupando tempo do motorista e tornando o processo mais ágil.
Viu como a emissão do romaneio de pedido pode trazer benefícios para a sua empresa?
Lembre-se sempre que a entrega faz parte do atendimento que oferece aos seus clientes. Dessa maneira, quanto mais eficiente for a logística do seu negócio, mais credibilidade irá passar ao consumidor.
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