O termo OTIF, é a sigla da expressão On-Time In-Full ou “no prazo e completo”, em tradução livre para o português.
A métrica OTIF é, portanto, um indicador de desempenho de entrega que verifica se os pedidos foram entregues no prazo, sem devoluções e investiga se o produto chegou dentro das especificações fornecidas para os clientes no momento da compra.
Mas de que maneira o indicador OTIF pode contribuir para a logística do meu negócio?
Resumidamente, com esta metodologia é possível medir a satisfação nas diferentes fases do ciclo de entrega, reduzindo custos, aumentando a produtividade e a fidelidade dos seus clientes.
Ficou interessado? Abaixo separamos as informações mais relevantes sobre o assunto para que você entenda mais sobre o indicador OTIF e como ele vai te ajudar a acompanhar a qualidade das entregas da sua empresa.
Índice:
O que é o Indicador OTIF?
Os indicadores de performance são ferramentas utilizadas para medir resultados e identificar problemas. O OTIF é um desses parâmetros utilizados para acompanhar as entregas dos produtos.
A sigla OTIF (On Time In Full), apresenta as duas métricas de avaliação importantíssimas para que o ciclo do pedido perfeito seja atingido:
- On Time (no tempo): analisa se o prazo de entrega está de acordo com o combinado com o cliente;
- In Full (completo): avalia se o produto atende as expectativas do cliente criadas no momento da compra (dimensões, quantidades, qualidade, integridade, por exemplo).
Como calcular OTIF?
Para implementar o indicador OTIF da sua operação logística é preciso, antes de mais nada, reunir dados dos pedidos de pelo menos 6 meses atrás e organizá-los em duas categorias: atendido no prazo e entregue sem erro.
Apesar da métrica reunir as duas categorias, cada elemento deve ser analisado separadamente para identificação de gargalos e problemas na operação.
Vamos fazer um exercício lúdico para ficar mais fácil de entender. Imagine que a sua empresa precisa entregar 100 copos para um restaurante:
- A entrega acontece dentro do prazo, por isso o On Time foi de 100%;
- Durante o transporte, 5 copos sofreram avarias e chegaram no destino quebrados. O In Full desta entrega foi de 95%.
- Logo, o índice de produtos perfeitos entregues para o seu cliente, ou a taxa OTIF, foi de 90%.
Para calcular o índice OTIF de qualquer demanda, basta multiplicar um elemento por outro e dividir o resultado por 100 conforme fórmula a seguir:
%OTIF = % On time x %On full / 100
Quais as vantagens do indicador OTIF no meu negócio?
Se o seu objetivo principal é aumentar a satisfação e fidelização dos seus clientes, o indicador OTIF é a solução ideal. Quanto mais próximo dos 100% seu indicador estiver, mais próximo da entrega perfeita você estará.
E isso, claro, reflete na visão que o consumidor tem sobre a sua empresa.
Utilizando o método de cálculo OTIF, além da satisfação dos clientes, é possível:
- Identificar pontos de falha e melhorias;
- Melhorar a qualidade das entregas através dos dados obtidos;
- Reduzir custos logísticos gerados por devolução e avarias.
Como posso implementar na minha operação?
A implementação de um novo indicador numa operação logística é uma mudança de paradigma e cultura empresarial.
Afinal, é preciso que todas as partes envolvidas compreendam a importância das informações coletadas estarem sempre registradas e atualizadas.
Confira algumas dicas que podem ajudar no progresso da implantação:
Defina e documente todos os processos envolvidos na operação e reforce a importância do OTIF para a sua equipe
Padronize todos os processos logísticos dentro da sua empresa e documente todas as atividades.
Também reserve um tempo para reforçar a importância da metodologia e os benefícios obtidos através do registro das etapas para todos os colaboradores envolvidos na operação.
Escolha a ferramenta ideal para gerenciar as entregas
Busque ferramentas especializadas na gestão de entregas. Opte por uma solução que permita o acompanhamento da operação, desde o armazém até o consumidor final.
Neste caso, com o serviço de Gestão de Frota da Cobli você terá muito mais visibilidade da operação.
Os dispositivos de rastreamento veicular coletam dados e permitem verificar se a rota realizada corresponde à planejada, quando e onde o motorista realizou paradas e se as entregas ou os serviços foram realizados da melhor forma.
Faça os registros das etapas corretamente
As informações obtidas através dos registros das etapas de entrega são essenciais para a tomada de decisão, correção de falhas e sucesso da operação de entregas.
Instrua os colaboradores a sempre atualizar o status das entregas, informando motivos de devoluções, data de agendamento de nova entrega e até fotos de ocorrências, como um produto avariado, por exemplo.
Analise os dados periodicamente com atenção
Reserve um tempo para analisar os dados da operação de acordo com a sua necessidade.
No início da implementação do indicador é recomendável analisar as informações coletadas num intervalo de tempo menor (semanal ou quinzenalmente) e conforme a qualidade do OTIF for melhorando a análise pode ser mais espaçada (mensalmente).
O importante é sempre avaliar o percentual On Time e o percentual In Full. As entregas mal sucedidas podem trazer valiosas lições sobre o que deve ser melhorado e são extremamente valiosas na hora de traçar um plano de ação e resposta à riscos.
Agora que você sabe o que é OTIF e como esse indicador pode trazer benefícios para sua empresa, aproveite para conferir outros KPIs essenciais para a sua operação logística.
Interessado em implementar o método na sua operação?
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