A matriz GUT é uma conhecida ferramenta de gestão que, há décadas, contribui para a tomada de decisões em empresas dos mais diversos segmentos.
Sua maior capacidade está na identificação das prioridades dentro de cada área, especialmente em relação a problemas e cenários desafiadores que possam surgir.
O uso da matriz GUT e outros recursos de gerenciamento contribuem ativamente para que seja adotada uma gestão mais assertiva nas empresas, evitando especialmente problemas financeiros.
A falta de planejamento e a má gestão dos reuters estão entre as principais causas de falência das empresas brasileiras.
Para se distanciar desta situação, veja para que serve a matriz GUT e como aplicá-la na gestão de frota.
Índice:
O que é matriz GUT?
A matriz GUT é uma ferramenta de análise usada para identificar e priorizar problemas em uma empresa a partir de três dimensões principais: gravidade, urgência e tendência.
Cada dimensão é dividida em cinco níveis, permitindo que os usuários classifiquem os problemas com base em sua importância relativa.
Quem criou a matriz GUT foi Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, na década de 1960, como parte de sua abordagem de resolução de problemas conhecida como Análise de Decisão.
Esta matriz é um dos muitos recursos que eles desenvolveram para ajudar as empresas a resolver problemas e tomar decisões informadas.
Para que serve a matriz GUT?
A matriz GUT pode ser usada em várias situações em que é necessária uma avaliação objetiva e sistemática dos problemas.
Por meio de sua classificação, a companhia consegue direcionar seus esforços de resolução de problemas, concentrando-se nas questões que têm o maior impacto potencial e/ou maior urgência.
Outro ponto que ajuda a entender qual o objetivo da matriz GUT é a sua capacidade de fazer com que o gestor avalie a tendência de um problema ocorrer e, assim, tome medidas preventivas antes que ele se torne mais grave.
Esta ferramenta pode ser usada para priorizar problemas em uma linha de produção, identificar riscos em um projeto ou avaliar problemas em um departamento de atendimento ao cliente, por exemplo.
Dimensões da matriz GUT
A matriz GUT é usada para priorizar problemas, tarefas e oportunidades com base em três fatores principais. Cada um deles traduz elementos relevantes para a tomada de decisão.
A classificação de cada dimensão é importante para priorizar os problemas de maneira assertiva, permitindo que as decisões sejam tomadas de forma eficiente e eficaz.
A combinação dessas dimensões ajuda a identificar as questões que precisam de atenção imediata e aquelas que podem ser tratados em um momento posterior, além de permitir que sejam planejadas ações para prevenir ou resolver problemas futuros.
Conheça a seguir o conceito de cada uma das dimensões:
Gravidade
A gravidade é a medida do impacto do problema ou oportunidade na organização, nos processos, nos clientes ou nos resultados.
Uma pergunta que ajuda a revelar o nível de gravidade é: quais consequências a longo prazo a não resolução deste problema pode gerar?
A gravidade pode ser classificada em uma escala de 1 a 5, onde 5 representa a maior gravidade e 1, a menor. Veja:
- Extremamente grave: 5 pontos;
- Muito grave: 4 pontos;
- Grave: 3 pontos;
- Pouco grave: 2 pontos;
- Sem gravidade: 1 ponto.
Urgência
A urgência mensura quanto tempo a organização tem para lidar com o problema ou oportunidade antes que as consequências negativas comecem a afetar o negócio.
É uma forma de indicar as demandas que precisam que não podem esperar e outras que podem ser desenvolvidas em um prazo maior.
Também pode ser classificada em uma escala de 1 a 5, onde quanto mais alta a pontuação, maior o senso de urgência:
- Exige ação imediata: 5 pontos;
- Muito urgente: 4 pontos;
- Urgente (precisa de atenção assim que possível): 3 pontos;
- Pouco urgente: 2 pontos;
- Pode esperar: 1 ponto.
Tendência
A tendência é a medida de como o problema ou oportunidade está se desenvolvendo. Sua pontuação revela quais cenários podem se agravar com o tempo se não forem resolvidos e quais tendem a ser um obstáculo menor, mesmo a longo prazo.
Sua classificação também é feita em uma escala de 1 a 5, onde 5 representa a maior tendência:
- Irá piorar rapidamente: 5 pontos;
- Irá piorar em curto prazo: 4 pontos;
- Irá piorar em médio prazo: 3 pontos;
- Irá piorar a longo prazo: 2 pontos;
- Não irá piorar: 1 ponto;
A matriz GUT é especialmente útil para gerentes que têm muitas tarefas para realizar e precisam priorizá-las de acordo com a importância para a estratégia da companhia e para o andamento das operações.
Como fazer a matriz GUT?
A matriz GUT pode ser aplicada em uma ampla gama de situações, desde questões operacionais do dia a dia até problemas estratégicos de longo prazo.
Para entender como fazer a matriz GUT, siga os seguintes passos:
- Identifique os problemas ou oportunidades a serem avaliados;
- Liste os critérios de gravidade, urgência e tendência que você deseja usar para avaliar cada problema ou oportunidade;
- Pontue cada problema ou oportunidade em cada categoria de 1 a 5, com base nos critérios definidos;
- Calcule a pontuação total para cada problema ou oportunidade, adicionando as pontuações de gravidade, urgência e tendência.
A seguir, confira um exemplo bastante prático para entender melhor para que serve a matriz GUT na gestão da frota de veículos.
Como usar matriz GUT na manutenção de frota
Para aplicar a matriz GUT na manutenção de frota, vamos imaginar o seguinte cenário. Suponha que você é responsável pela manutenção de uma frota de veículos e recebeu três pedidos:
- Veículo A: motor fazendo barulho estranho, mas ainda está funcionando normalmente;
- Veículo B: freio não está respondendo tão bem quanto deveria;
- Veículo C: pneu furado.
Para usar a matriz GUT, você pode atribuir uma nota de 1 a 5 para cada um dos três critérios – gravidade, urgência e tendência – para cada um dos problemas relatados.
Gravidade
- Veículo A: 3 (o problema é importante, mas o veículo ainda está funcionando normalmente)
- Veículo B: 4 (o problema é grave e pode comprometer a segurança do veículo e dos passageiros)
- Veículo C: 2 (o problema é relativamente simples e não compromete a segurança)
Urgência
- Veículo A: 2 (o problema não precisa ser resolvido imediatamente)
- Veículo B: 5 (o problema é urgente e precisa ser resolvido o mais rápido possível)
- Veículo C: 4 (o veículo não pode ser usado com o pneu furado e precisa ser resolvido rapidamente)
Tendência
- Veículo A: 2 (o problema não parece estar piorando rapidamente)
- Veículo B: 3 (o problema pode piorar se não for resolvido rapidamente)
- Veículo C: 1 (o problema não deve se repetir com frequência)
Agora, para cada um dos problemas, você pode multiplicar os valores de gravidade, urgência e tendência para obter uma pontuação geral. Por exemplo:
- Veículo A: 3 x 2 x 2 = 12
- Veículo B: 4 x 5 x 3 = 60
- Veículo C: 2 x 4 x 1 = 8
Com base nas pontuações, você pode priorizar os problemas e tomar ações de manutenção.
Neste caso, o problema do veículo B é o mais urgente e grave, e também tem a tendência de piorar rapidamente, então deve ser tratado imediatamente.
A situação do veículo A também é importante, mas pode esperar um pouco mais antes de ser resolvido. Já o problema do veículo C é o menos grave e pode ser resolvido em um momento mais conveniente.
Usando a matriz GUT dessa maneira, você pode garantir que os recursos de manutenção sejam alocados com eficiência, atendendo às necessidades mais urgentes e reduzindo os riscos de problemas graves e custosos no futuro.
Benefícios da matriz GUT na gestão de frota
Os benefícios da matriz GUT para um negócio são diversos. Em primeiro lugar, ela permite que a empresa tenha uma visão clara dos problemas que enfrenta e sua gravidade.
A ferramenta ainda ajuda a tomar decisões embasadas em fatos e dados concretos e permite uma análise mais estratégica, o que ajuda a evitar que decisões sejam tomadas com base em emoções ou opiniões pessoais.
Outro benefício é que ela permite uma melhor comunicação e alinhamento dentro da empresa, garantindo que todos estejam trabalhando em prol do mesmo objetivo e que a empresa esteja focada nas questões que mais impactam o negócio.
Por fim, a matriz GUT ajuda a companhia a se manter atualizada e preparada para enfrentar mudanças e desafios. Ao avaliar a tendência dos problemas identificados, é possível antecipar situações e agir de forma preventiva, evitando prejuízos e problemas futuros.
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