A gestão financeira de frotas abrange uma série de atividades, desde a aquisição e manutenção de veículos, até o controle de despesas relacionadas a combustível e seguro.
Claro que há diversos benefícios ao tratar a gestão financeira de frotas, mas o objetivo principal é garantir que todos os veículos operem de maneira eficaz, atendendo às necessidades da empresa ao mesmo tempo em que mantém os custos sob controle, sem se esquecer da satisfação final do cliente.
Segundo uma pesquisa realizada pelo Sebrae, cerca de 52% dos microempresários do país precisam de mais capacitação sobre organização financeira e 31% já buscaram e conseguiram empréstimo — o que evidencia a necessidade de compreender as técnicas de gestão financeira.
Ao analisar o cenário como um todo, um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento orçamentário adequado – pode parecer óbvio quando tratado dessa forma, mas é uma realidade para a maioria dos gestores.
Sem um orçamento empresarial claro e detalhado, as empresas correm o risco de gastar mais do que o previsto, o que pode levar a dificuldades financeiras.
Para evitar esse erro, é essencial realizar uma análise detalhada dos custos operacionais da frota e estabelecer um orçamento realista. Somente assim, se alcança uma eficiência operacional.
Continue a leitura e entenda um pouco mais sobre o que é gestão financeira de frotas, quais são os principais custos para monitorar, erros mais comuns e muito mais!
Índice:
O que é gestão financeira de frotas?
A gestão financeira de frotas é o processo de planejamento, controle e otimização dos recursos financeiros relacionados à operação de uma frota de veículos.
É importante mencionar que esse trabalho envolve todas as atividades financeiras associadas à gestão de uma frota, como:
- Aquisição de veículos;
- Manutenção preventiva da frota;
- Gerenciamento de despesas operacionais, como combustível e manutenção;
- Gerenciamento de despesas burocráticas, como seguros e impostos.
Todo esse processo garantirá que os recursos monetários sejam utilizados de forma eficiente e econômica. Isso tem um propósito claro: maximizar o retorno sobre o investimento na frota.
Dentre a análise realizada, é importante aplicar oportunidades sobre o controle e redução de custos logísticos, análise de rentabilidade e a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a gestão financeira de frotas também pode envolver:
- Elaboração de orçamentos;
- Acompanhamento de indicadores de desempenho financeiro;
- Gestão de fornecedores e parceiros;
- Implementação de políticas e procedimentos para garantir a conformidade com as regulamentações financeiras e fiscais.
Principais custos para monitorar na gestão financeira de frotas
Três aspectos na gestão financeira de frotas merecem atenção especial: o combustível, a manutenção e os investimentos em tecnologia.
O custo com combustível representa uma parte significativa dos gastos e deve ser monitorado de perto para identificar oportunidades de economia.
Já os custos com manutenção, que englobam desde reparos até revisões periódicas, são cruciais para garantir a segurança e a eficiência dos veículos.
Por fim, os investimentos em tecnologia auxiliam em análises mais assertivas para trazer impacto positivo em toda a jornada da gestão.
Combustível
O custo com combustível geralmente representa uma parcela significativa dos gastos de uma frota.
Monitorar o consumo de combustível e os preços nos postos de abastecimento é essencial para identificar possíveis oportunidades de economia e implementar medidas para reduzir o consumo.
Manutenção
Os custos com manutenção dos veículos incluem reparos, substituição de peças, revisões periódicas e serviços preventivos.
É importante acompanhar de perto esses custos para garantir a segurança e o bom funcionamento dos veículos, além de evitar despesas excessivas decorrentes de problemas não identificados ou negligenciados.
Veículos que não passam por revisões, por exemplo, podem ocasionar paradas inesperadas e, com isso, trazer prejuízos financeiros que poderiam ser evitados.
Investimento em tecnologia
O investimento em tecnologia na gestão financeira de frotas é uma estratégia que também contribui para otimizar a operação e reduzir custos.
Ao implementar sistemas de rastreamento veicular, por exemplo, as empresas podem acompanhar a localização dos veículos, o que permite uma gestão mais eficiente das rotas e uma melhor utilização dos recursos.
Além disso, soluções de telemetria ou videotelemetria permitem acompanhar o comportamento dos motoristas, identificando padrões de condução que podem impactar no consumo de combustível e no desgaste dos veículos.
Outra tecnologia que traz imensos benefícios são os softwares de gestão de frota, que permitem o controle completo dos veículos, desde a programação de manutenções preventivas até o registro de despesas e o acompanhamento de indicadores de performance.
Gestão financeira de frotas: ferramentas essenciais
Para realizar uma boa gestão financeira de frotas, existem algumas ferramentas e práticas que permitem o monitoramento preciso dos veículos, o acompanhamento do desempenho dos motoristas e a manutenção adequada da frota.
Abaixo, detalhamos 04 ferramentas essenciais que podem auxiliar esse processo:
Sistemas de gestão de frotas
Os sistemas de gestão de frotas, como dito anteriormente, são uma peça central para realizar uma boa gestão financeira, pois permitem o acompanhamento completo dos veículos, desde a programação de manutenções até o registro de despesas e o controle de rotas.
Esses sistemas fornecem uma visão abrangente do desempenho da frota, facilitando a identificação de áreas de melhoria e a tomada de decisões estratégicas.
Com a Cobli, uma Fleet Tech que descomplica a gestão de frota, é possível analisar todo o processo e descobrir se algo está saindo caro demais ou eficiente de menos.
Análise de indicadores
Se não há análise, não há como ter uma gestão financeira de frotas eficiente.
A análise de indicadores permite acompanhar de perto os principais KPIs relacionados à operação dos veículos, como consumo de combustível, quilometragem percorrida, tempo de inatividade e eficiência de rotas.
Todos esses dados fornecem insights que podem ser usados para identificar oportunidades de economia e aumento da eficiência operacional.
Telemetria e videotelemetria
A telemetria e a videotelemetria são tecnologias cada vez mais utilizadas na gestão de frota.
Se você tem um, dois ou 10 veículos, a utilização dessas ferramentas trará impacto direto para uma gestão positiva, permitindo o monitoramento do comportamento dos motoristas e do desempenho dos veículos.
A videotelemetria, inclusive, é uma das principais tendências para o mercado de frotas em 2024, ao lado de análises preditivas, sustentabilidade, mobilidade inteligente, Inteligência Artificial, Big Data e IoT.
Manutenções
As manutenções preventivas impactam diretamente no bom funcionamento da frota e evitam paradas não planejadas.
O uso de sistemas de gestão de manutenção ajuda a programar e acompanhar as manutenções de forma proativa, garantindo que os veículos estejam sempre em condições ideais de operação e reduzindo o risco de falhas mecânicas.
03 erros para evitar na gestão financeira de frotas
Na gestão financeira de frotas, é importante atentar-se e evitar certos erros que podem prejudicar a eficiência operacional e financeira da empresa.
Um desses erros é subestimar os custos operacionais, como combustível, manutenção, seguro e custos administrativos.
Outro, bastante comum, inclusive, é negligenciar a manutenção preventiva dos veículos, o que pode resultar em avarias inesperadas e custos de reparo elevados.
A falta de análise de dados e indicadores-chave, como consumo de combustível e eficiência de rota, pode impedir a identificação de oportunidades de economia e áreas de melhoria.
Subestimar os custos operacionais
Ao não considerar todos os custos envolvidos na operação da frota, estimativas financeiras imprecisas e orçamentos inadequados, certamente, vão acontecer.
É essencial incluir despesas como combustível, manutenção, seguro, depreciação do veículo e custos administrativos para ter uma visão completa dos gastos associados à frota. Não deixe passar nada!
Não investir em manutenção preventiva
Adiar ou negligenciar a manutenção regular dos veículos vai, em algum momento, resultar em problemas inesperados, tempo de inatividade prolongado e custos de reparo elevados.
Invista em programas de manutenção preventiva, pois será uma forma de identificar e corrigir problemas antes que se tornem graves, prolongando a vida útil dos veículos e reduzindo custos de manutenção corretiva.
Falta de análise de dados e indicadores
Não utilizar sistemas de gestão de frotas ou não analisar adequadamente os dados coletados resultará em falta de insights sobre o desempenho da frota.
A falta de análise de indicadores-chave, como consumo de combustível, eficiência de rota e comportamento do motorista, impede a identificação de áreas de melhoria e oportunidades de economia.
Por isso, investir em tecnologia de monitoramento e análise de dados é essencial para uma gestão financeira de frotas eficaz.
A gestão financeira de frotas é essencial para garantir o bom funcionamento e a eficiência operacional dos veículos de uma empresa.
Evitar os erros comuns, como a falta de planejamento orçamentário, ausência de manutenção preventiva e de monitoramento de dados, auxiliará na redução de custos, minimizando riscos e garantindo a segurança e a confiabilidade dos veículos.
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