Você provavelmente já deve ter ouvido falar na ideia de que existem diversos tipos de inteligência – e que cada pessoa aprende ou capta informações de um jeito. Hoje, vamos falar neste texto da gestão à vista, uma ferramenta que pode ser muito útil para simplificar o dia a dia da sua empresa.
Em vez de descrever as atividades da empresa em um longo texto, sistemas de gestão à vista utilizam formas visuais para orientar todas as pessoas.
Isso já seria interessante por si só, mas em um contexto em que, cada vez mais, todos os colaboradores são responsáveis pelos resultados, isso é ainda mais importante.
Afinal, é uma forma simples de qualquer pessoa não só se informar o que precisa fazer, mas também sugerir alterações, mudanças e novas ideias para melhorar o dia a dia.
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Neste texto, você vai entender mais sobre o que é gestão à vista, como ela funciona e como ela pode ser muito útil na área de logística. Também vai entender quais são seus principais benefícios e conhecer alguns modelos de gestão à vista considerados bastante comuns.
Índice:
O que é gestão à vista?
Gestão à vista é o nome dado a um sistema de gestão que, de forma bastante prática, precisa ter duas características básicas.
A primeira é que o modelo de como a empresa funciona deve estar à mostra de todos os funcionários, sem estar restrito aos gestores, como funcionaria num modelo de comando e controle.
A segunda é que muitas vezes os sistemas de gestão à vista precisam estar expostos de maneira visual, com gráficos, tabelas e checklists.
São formas que permitem leitura simples e rápida, normalmente expostas em locais de convivência, como corredores, pontos de partida, salas de reunião ou até mesmo no café.
Parece uma metodologia simples de ser utilizada, mas no entanto é preciso ter cuidado!
Afinal, é preciso saber o que realmente é eficiente de ser divulgado para todos e na forma como isso será feito – já dissemos que a mensagem deve ser simples, ou seja, clara para ser entendida por todos.
É preciso pensar bastante antes de se escolher adotar um sistema de gestão à vista: se a mensagem não for clara e as intenções não forem verdadeiras, poderão acontecer deslizes.
E esses deslizes podem gerar desinteresse dos colaboradores ou até mesmo voltá-los contra a empresa.
Além disso, cada vez mais, a gestão à vista precisa ter dois elementos muito importantes: dados confiáveis e o uso de tecnologia para não só ter esses dados, mas exibi-los bem.
Afinal, como mostram as grandes tendências, a de que a informação é o ativo mais precioso que as empresas têm.
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Quais são os principais benefícios da gestão à vista para a logística?
Qualquer empresa pode ter benefícios adotando sistemas de gestão à vista; neste texto, porém, vamos falar especificamente das vantagens que existem no universo da logística.
Pensando na lógica de que as informações são valiosas, ter essas informações disponíveis de forma simples para que todos executem seu trabalho da melhor forma é algo muito importante.
Além disso, é importante lembrar que a área de logística de qualquer empresa tende muito a se beneficiar desse tipo de gestão, uma vez que reúne e integra partes de outras áreas.
Pense no caminho que uma mercadoria percorre até poder ser despachada: ela precisa sair do estoque, passar por aprovação do financeiro, do setor de movimentação, de prazos, eventualmente da área jurídica, até poder ser embarcada e transportada.
A gestão à vista permite integrar dados dessas diferentes áreas em um só fluxo, quadro ou sistema, de maneira que todos possam trabalhar de forma eficiente para melhorar uma entrega.
A gestão à vista também pode ajudar a reduzir outras complexidades do universo da logística, como a operação delicada, os custos altos e os riscos altos, uma vez que novas formas de trabalho podem surgir dela.
A gestão à vista também ajuda a reduzir as falhas no processo.
Exemplo: se uma mercadoria ficou parada em alguma parte do processo ou está havendo um gargalo, a empresa toda pode se unir para discutir como melhorar esse processo, reduzindo perdas e aumentando a satisfação do cliente.
No entanto, é importante tomar cuidado: os dados precisam estar de fato integrados e as pessoas precisam entender os processos e a capacidade de gerar mudança neles.
Não adianta nada, por exemplo, deixar o pessoal do financeiro sem acesso a um sistema de gestão de estoque, pois eles não poderão calcular perdas e ganhos com possíveis melhorias.
Uma boa forma de saber se o sistema de gestão à vista está funcionando é acompanhar as métricas da sua empresa depois que ele foi implementado.
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Numa empresa de logística, algumas métricas que fazem sentido são as seguintes:
- taxa de entregas perfeitas (realizadas antes do prazo)
- taxa de entregas atrasadas (realizadas depois do prazo)
- taxa de perdas de mercadorias (aquelas que sofreram danos ao longo do processo de entrega)
- taxa de erros (como endereços errados, mercadorias erradas ou pedidos não aceitos)
- performance média e tempo de jornada dos motoristas)
Se após a implementação do sistema, seus índices estiverem melhores que os anteriores, é sinal de que a gestão à vista está funcionando corretamente.
Como montar um bom quadro de gestão à vista?
Para montar um bom quadro de gestão à vista, é importante seguir alguns passos. Vamos a eles:
- Mostre só o que importa: tenha foco nas informações que você decide mostrar para a equipe; muita coisa pode acabar confundindo as pessoas;
- Defina objetivos e metas: um quadro cheio de dados, mas sem objetivo, não funciona; as pessoas precisam saber o objetivo que deve ser alcançado;
- Seja relevante: as tarefas devem ser organizadas por ordem de urgência, assim cada pessoa saberá o que priorizar e realizar;
- Cuidado com os indicadores: acima, listamos uma série de métricas que podem orientar sua empresa; entenda quais são as mais relevantes, porque usar métricas erradas pode levar vocês na direção errada;
- Use a interface correta: saiba escolher uma ferramenta que esteja acessível às pessoas da equipe, seja uma cartolina física, um aplicativo, uma TV no corredor da empresa ou um programa de computador;
- Atualize!: uma ferramenta de gestão à vista que não é atualizada não funciona bem, pois pode fazer com que as pessoas trabalhem em dobro ou triplo; se for difícil atualizar, talvez valha a pena repensar o trabalho.
Quais sistemas ou métodos posso usar para um quadro de gestão à vista?
Hoje em dia, há diversos tipos de quadros de gestão à vista.
Três deles que vamos falar aqui são os seguintes:
- Dashboards: são painéis de controle que reúnem as principais métricas, divididas por área da empresa, funcionário ou cliente, por exemplo
- Kanban: sistema japonês de organização que divide tarefas em “a fazer”, “sendo feitas” ou “já encerradas” (ou quantos passos você desejar no seu processo)
- Business Model Canvas: ferramenta de gestão à vista para explicar o modelo de negócios da empresa; muito usada por novas áreas ou por startups
Você pode fazer todos esses modelos usando papel e caneta ou ainda usando o Excel.
Além disso, existem inúmeras ferramentas online que podem servir para esse tipo de gestão – especialmente o Kanban, que está presente em ferramentas como Airtable, Jira, Trello e Asana.
Depois de entender melhor sobre o assunto, o que está esperando para conhecer essas ferramentas e ver qual delas se adequar à sua empresa?
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