Quando um gestor de frota começa a notar um aumento da frequência de abastecimento, está na hora de ligar o sinal de alerta. O que pode estar acontecendo é um desvio de combustível.
Por isso, sempre reforçamos a importância de manter uma gestão rígida com relação à frota, a fim de manter a operação em pleno funcionamento correto.
A verdade é que não se trata de uma tarefa tão simples quanto parece, afinal, os veículos têm diversos tipos de uso, desde o transporte de mercadorias até a prestação de serviços residenciais.
No decorrer deste artigo, você saberá quais sinais indicam que a sua empresa está sendo afetada por esse tipo de situação e como evitá-la. Boa leitura!
Desvio de combustível: o que é esse problema?
Toda empresa que trabalha com frota de veículos não está imune ao desvio de combustível.
Essa fraude consiste no roubo de gasolina, etanol ou diesel pelos próprios motoristas ou outros colaboradores que têm acesso à frota. Por isso, pode ser manifestada em diversos setores internos.
O desvio pode acontecer em dois momentos. Durante o abastecimento no posto de gasolina ou enquanto o combustível é transferido para um veículo que não faz parte da frota da empresa.
Além disso, outro esquema que contribui com a situação é a gestão ineficiente do consumo de combustível.
O principal desafio dos gestores, portanto, acaba sendo como identificar essa fraude quando não há o devido registro:
- Rotas adotadas pelos motoristas;
- Frequência de abastecimento por veículo;
- Valor pago por cada abastecimento do veículo;
- Consumo de acordo com a quilometragem percorrida;
- Incidência de mudanças no trajeto sem relação com as atividades profissionais, mas devido a motivos pessoais.
Quais são os impactos nas finanças da empresa?
Os gastos para manter a frota abastecida constituem um dos principais custos de empresas prestadoras de serviços.
Independentemente do porte dos veículos ou do empreendimento, o acompanhamento da operação precisa ser feito de perto.
Portanto, assim que o gestor identificar que o consumo de combustível está acima da média estipulada, deverá adotar soluções efetivas imediatamente.
Por esse motivo, o ideal é que o gerenciamento do abastecimento passe por constante melhorias, já que os custos podem elevar os preços dos serviços.
Uma das consequências é fazer com que a empresa se torne menos competitiva no mercado, por exemplo.
06 soluções para evitar o desvio de combustível
Vários fatores podem influenciar no consumo de combustível da frota. Saber reconhecê-los é uma das chaves para evitar fraudes. Por isso, os gestores devem:
- Atentar-se ao modo de condução do motorista
- Acompanhar o andamento do tráfego durante o trajeto
- Checar o uso de equipamentos como, por exemplo, o ar-condicionado, que exige mais combustível para funcionar.
Dito isso, conheça 06 soluções eficientes para manter esse problema longe da sua empresa.
1. Avalie a eficiência energética da frota
O planejamento de como economizar os gastos com a frota começa antes mesmo da aquisição dos veículos.
Para isso, é tão importante comparar a eficiência energética entre os modelos em análise, a fim de escolher os mais adequados.
Vale ressaltar que não se trata de uma informação universal! O uso é justificado por apresentar estimativas úteis para obter um padrão médio aceitável.
2. Apure o consumo por quilômetro rodado
Quando o gestor de frota tem uma estimativa de quantos quilômetros o veículo percorre por litro de combustível, é mais fácil identificar alterações. Por isso, o monitoramento dos veículos deve ser diário. A checagem pode ser manual, um profissional consulta a quilometragem antes do início da viagem e, depois, na volta.
O ideal, no entanto, é que sejam utilizados programas desenvolvidos especialmente para essa finalidade.
Os sistemas de controle de combustível contam com diversas funcionalidades que, entre outras funções, permitem o cadastro de veículos em categorias distintas:
- Motocicletas;
- Carros;
- Vans e utilitários;
- Caminhões.
A partir dessa tecnologia ainda é possível analisar os custos de manutenção da frota. Querendo ou não, interferem diretamente na política de preços dos serviços prestados.
3. Controle a frequência de abastecimento
Empresas que não dispõe de processos informatizados podem ter dificuldade para identificar um desvio de combustível.
O aumento da frequência de abastecimento, por exemplo, é um forte indício de que os recursos estão sendo mal usados.
Para evitar que isso aconteça, é importante manter o controle sobre o desempenho do veículo e histórico de consumo.
4. Avalie o estado de conservação dos veículos
A gestão ineficiente da operação também pode ser responsável pelo aumento dos gastos com o abastecimento da frota.
Quando os veículos não passam por manutenções periódicas, é normal que apresentem falhas e defeitos que reduzem o rendimento por litro de combustível.
A solução requer a verificação dos equipamentos e componentes do veículo e, também, a calibração dos pneus.
As empresas que atuam com o transporte de mercadorias estão sujeitas a riscos ainda maiores, principalmente quando não respeitam o limite de carga e sobrecarregam o veículo.
Por isso, condições adversas são prejudiciais e devem ser evitadas para garantir a boa performance da frota.
5. Conte com um sistema de gerenciamento de frotas
Geralmente, investir em tecnologia é uma ótima solução para contornar os obstáculos apresentados em uma frota.
Quando há desvio de combustível, só sistema de gerenciamento poderá fornecer informações importantes sobre:
- As condições da via;
- A prática de excesso de velocidade;
- O fluxo de veículos e congestionamentos;
- O comportamento do motorista na direção;
- A incidência de frenagens e acelerações bruscas.
Os fatores mencionados acima têm relação direta com a quantidade de combustível consumido durante o trajeto e devem ser analisados com atenção.
6. Conscientize a equipe de motoristas
A participação consciente da equipe é fundamental para prevenir essa prática tão prejudicial para a lucratividade da empresa.
Por isso, é indispensável investir em treinamentos e campanhas de conscientização, a fim de incentivar um comportamento mais ético por parte dos profissionais.
Quando as alternativas acima são inviáveis, pode-se implementar uma rotina de verificação diária/semanal do consumo de combustível, além de empregar penalizações quando o desvio for comprovado.
Esse cenário demonstra a vulnerabilidade dos processos que precisam de correção imediata, caso queiram evitar grandes perdas.
A tarefa de manter uma frota abastecida já é complexa devido à oscilação dos preços que, por si só, já gera gastos extras. Portanto, é recomendado tratar o desvio de combustível com seriedade.
Como pode ser visto, manter um controle atualizado de todas as despesas geradas pelos veículos irá permitir que sejam feitas comparações e análises mais precisas, ajudando na tomada de decisões.
Novamente, a gestão de frotas está longe de ser um processo simples, mas, hoje em dia, a tecnologia ajuda a otimizá-lo.
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