Um dos tópicos mais buscados relacionados à gestão de frotas empresariais é a maneira de minimizar os custos de manutenção.
Além das preocupações relacionada ao consumo de combustível, a manutenção de veículos é um desafio, especialmente quando eles são usados regularmente por equipes externas.
Os custos de manutenção podem variar conforme o problema enfrentado, preocupando os gestores de frota devido às oscilações que podem ocorrer nos gastos.
Esses imprevistos pegam frequentemente os gestores de surpresa. No entanto, é possível evitar essas surpresas desagradáveis ao melhorar a previsibilidade das demandas de manutenção.
Neste artigo, vamos explorar o conceito dos custos de manutenção, discutir os diferentes tipos e fornecer orientações práticas para minimizar despesas desnecessárias.
Índice:
O que é custo de manutenção?
A manutenção é essencial para manter o bom funcionamento da frota. Seus custos devem ser gerenciados visando prevenir gastos excessivos e desnecessários.
Os custos de manutenção incluem a soma da:
- Mão de obra;
- Ferramentas;
- Peças de reposição;
- Depreciação de equipamentos;
- Lucro cessante (prejuízos causados pela interrupção de qualquer atividade de uma empresa);
- Entre outros.
Ou seja, são todas as despesas necessárias para manter veículos, equipamentos ou instalações em boas condições e segurança.
Por isso é muito importante cuidar dessa questão. Com a manutenção em dia, evitam-se imprevistos, que costumam ser mais caros, além de falhas e quebras.
Qual o papel da manutenção nas empresas?
É frequente considerar a manutenção como uma despesa dispensável, uma vez que, em teoria, esses gastos poderiam ser evitados.
Mas, na verdade, a manutenção bem feita e em dia pode ser considerada uma ferramenta estratégica para o bom funcionamento de uma empresa.
Empresas que trabalham com veículos precisam da manutenção. Aquela que fizer a gestão mais eficiente dessa atividade tende a gastar menos e se tornar mais competitiva no mercado.
Afinal, todo custo gera impacto no preço final dos produtos e serviços — isso sem falar da qualidade.
Por isso, uma manutenção é aquela que trabalha constantemente para otimizar seus processos e reduzir seus custos.
Quais os tipos de manutenção de frota?
Antes de mais nada, vale lembrar que “manutenção” não significa “conserto”. Essa prática está ligada à ideia de “manter o estado inicial de algo”.
Existem três principais tipos de manutenção de frota: preventiva, corretiva e preditiva. Cada um tem características específicas e objetivos diferentes, todos focados no bom funcionamento dos veículos e em evitar problemas que impactem as operações.
Manutenção preventiva
Não é novidade que prevenir é melhor do que remediar um estrago já feito. Por isso, a manutenção preventiva costuma ser a medida principal e mais segura para evitar falhas mecânicas em veículos.
Para fazer a manutenção preventiva, é importante criar um cronograma preciso de verificação regular de toda frota. É possível elaborar uma lista específica para o tipo de frota e seguir à risca a inspeção de cada item mencionado.
Idealmente, é recomendado verificar os pneus após a cada viagem, monitorar o motor, suspensão, sistema de escapamento, assim como óleo e fluídos, em geral. Ficar de olho nisso pode evitar gastos desnecessários.
Por exemplo, a troca de óleo custa em média R$ 50 a R$ 150. Se isso não for feito, o atrito do motor pode levar ao desgaste e até à quebra de componentes que chegam a custar mais de R$ 1000.
A manutenção preventiva é dividida em dois tipos:
- Calendário de troca: reposição de peças;
- Diagnóstico completo: o famoso “check-up”.
Uma opção que as empresas de gestão de frotas oferecem é investir em equipamentos específicos especializados que auxiliam no monitoramento de veículos, como dispositivos equipados com telemetria.
Com ajuda dessa tecnologia é possível coletar dados dos veículos e, assim, ter uma boa ideia do estado atual de carros, VUCs, caminhões ou motocicletas.
Com análises e alerta constantes disponíveis para o gestor, fica mais fácil realizar consertos, trocas e revisões sem desperdícios e ineficiências.
Manutenção corretiva
É a manutenção menos ideal, por ser feita quando não há controle sobre a manutenção preventiva. Ela acontece quando uma peça estraga ou o veículo se encontra sem condições de continuar rodando, normalmente por falta de cuidado.
Como envolve substituição não programada de peças e mão de obra, ela costuma sair mais cara para uma empresa.
Outro problema da manutenção corretiva é que, normalmente, ela acaba retirando um veículo das ruas por vários dias, prejudicando o planejamento de entregas.
Segundo a Plant Engineering, as principais causas de paradas não planejadas são o envelhecimento (34%), falhas mecânicas (20%), seguidos pela falta de tempo para manutenção (9%).
Isso pode afetar o negócio, já que reduz a eficiência da equipe de campo e sobrecarrega a operação.
Além disso, a manutenção corretiva acontece inesperadamente, o que pode aumentar os custos do serviço, especialmente em contratos que impõem penalidades, caso uma entrega não seja realizada.
Manutenção preditiva
Bastante semelhante à preventiva, a manutenção preditiva antecipará possíveis problemas nos veículos usando tecnologias mais avançadas. No entanto, é menos comum para veículos de frota, pelo custo elevado.
As luzes acesas no painel dos veículos já servem como um sistema de manutenção preditiva. Prestar atenção a esses sinais constantemente e seguir o manual do veículo já dão conta do recado.
Quais os benefícios em saber o custo de manutenção?
Conhecer o custo de manutenção é importante para a gestão de frotas por permitir melhores tomadas de decisão e aumentar a eficiência das operações. Além disso, ainda contribui para:
Planejamento financeiro
Saber o custo de manutenção ajuda a empresa a prever despesas e alocar o orçamento de forma eficiente, evitando surpresas financeiras.
Com um histórico detalhado dos custos, é possível criar um orçamento mais preciso, prevendo investimentos em reparos, peças de reposição e serviços.
Redução de custos
Ao monitorar e analisar os custos de manutenção, a empresa consegue identificar áreas onde há desperdícios ou despesas excessivas.
Isso facilita a implementação de estratégias para otimizar o uso de recursos, como a adoção de manutenção preventiva e preditiva, o que pode reduzir consideravelmente os custos.
Aumento da vida útil dos veículos
Acompanhando de perto os custos, a empresa consegue planejar manutenções regulares que prolongam a vida útil dos veículos, evitando desgaste excessivo e problemas maiores.
Maior eficiência operacional
O conhecimento detalhado dos custos permite otimizar a gestão da frota, reduzindo o tempo de parada dos veículos e garantindo que estejam sempre prontos para operação.
Com menos quebras inesperadas, a frota opera mais adequadamente, aumentando a produtividade da empresa.
Base para análise de investimentos
Ter controle sobre os custos de manutenção também facilita a análise de quando vale a pena substituir um veículo em vez de continuar investindo em reparos.
Isso permite que a empresa tome decisões estratégicas sobre a renovação da frota, escolhendo o momento ideal para substituições com base em dados financeiros concretos.
Uso estratégico de dados para manutenção preditiva
Ao registrar e analisar os custos de manutenção, a empresa pode avançar para a implementação de estratégias preditivas, antecipando falhas com base no histórico de custos e dados de desempenho.
Quais os principais custos de manutenção?
Os custos de manutenção, muitas vezes, podem afetar a eficiência operacional e a saúde financeira do negócio.
Para otimizar a gestão dessas despesas, é essencial conhecer os principais fatores que contribuem para esses gastos:
Peças de reposição:
A compra de peças de reposição é uma das despesas mais significativas na manutenção. Isso porque vai desde componentes menores, como filtros e velas de ignição, até partes mais caras, como motores e transmissões.
Mão de obra
Custos com a mão de obra dos mecânicos e técnicos envolvidos na manutenção, incluindo reparos e inspeções regulares.
Combustível
Embora seja mais relacionado ao uso do veículo, a eficiência da bomba de combustível está diretamente ligada à manutenção adequada. Um veículo em mau estado pode consumir mais combustível.
Óleo e fluidos
Inclui a troca regular de óleo do motor, fluido de transmissão, fluido de freio e outros fluidos essenciais para o funcionamento do veículo.
Pneus
A compra e substituição de pneus desgastados ou danificados é outro custo. Manter os pneus em boas condições é importante para a segurança e eficiência do veículo.
Freios e suspensão
Componentes como pastilhas de freio, discos e amortecedores devem ser verificados e substituídos regularmente para garantir a segurança do veículo.
Alinhamento e balanceamento
Manter o alinhamento e balanceamento correto das rodas é importante para o desgaste uniforme dos pneus e a dirigibilidade do veículo.
Manutenção programada
Isso inclui todas as verificações e trocas programadas recomendadas pelo fabricante, como troca de correias e velas de ignição.
Depreciação
Embora não seja um custo direto, a manutenção inadequada pode acelerar a depreciação do veículo, o que pode resultar em perda do valor para revenda.
Dicas para calcular os custos de manutenção
Calcular os custos de manutenção de uma frota requer organização e uma visão detalhada dos diferentes tipos de despesas envolvidos.
Abaixo, reunimos algumas dicas para facilitar o processo e garantir que o cálculo seja mais preciso para o planejamento da sua empresa:
Registre todas as despesas
Para ter uma visão completa dos custos de manutenção, registre detalhadamente todas as despesas relacionadas à frota, como peças de reposição, mão de obra, combustível, lubrificantes, pneus e serviços de reparo.
Utilize uma planilha ou, de preferência, uma plataforma de gestão de frota para centralizar esses dados, facilitando o acesso e a análise.
Classifique os tipos de manutenção
Divida os custos por tipo de manutenção. Essa separação ajuda a identificar quais categorias têm maior impacto no orçamento e por onde começar a otimizar.
Além disso, ter uma visão clara dos custos por tipo de manutenção ajuda a desenvolver estratégias de redução mais direcionadas.
Inclua custos indiretos
Além das despesas diretas, considere custos indiretos, como a depreciação dos veículos e o tempo de inatividade causado por manutenções não planejadas.
Embora menos visíveis, esses custos afetam o orçamento e a eficiência operacional, então devem fazer parte do cálculo total.
Acompanhe o custo por quilômetro rodado
Calcular o custo de manutenção por quilômetro rodado é uma boa prática para entender a eficiência de cada veículo da frota.
Esse indicador facilita comparações entre veículos, permite identificar quais unidades exigem mais manutenção e serve como base para decisões sobre substituição ou renovação da frota.
Utilize histórico de manutenção
Analise os registros históricos de manutenção para entender padrões de gastos e prever futuras despesas. Esse histórico permite identificar veículos com alto custo de manutenção e ajuda a desenvolver um planejamento mais estratégico para a frota.
Calcule o custo total de propriedade (TCO)
Para ter uma visão completa, calcule o custo total de propriedade (TCO), que inclui todos os custos desde a compra até o fim da vida útil do veículo, como manutenção, depreciação e seguro.
O TCO fornece uma análise de longo prazo dos custos de manutenção, ajudando a entender o verdadeiro investimento necessário para cada veículo.
Utilize softwares de gestão de frotas
Um sistema de gestão de frota automatiza o registro e monitoramento dos custos de manutenção, oferecendo relatórios precisos e atualizados.
Essas ferramentas permitem uma visão geral de todos os custos, auxiliam na análise de dados históricos e facilitam a identificação de oportunidades de redução de custos.
Como reduzir o custo de manutenção
Como já citamos, o objetivo da manutenção de frota é reduzir os custos operacionais. O gestor deve ter em mente a meta de fazer mais com menos.
Isso porque cada decisão tomada a favor da prevenção do estado da frota colabora na redução do custo de manutenção.
Cada detalhe da manutenção deve ser pensado estrategicamente e considerando um planejamento de gestão de frota.
Depois do combustível, a maior despesa variável de um veículo na frota são os pneus. É importante mantê-los em bom estado para estender sua vida útil e gerar economia.
Além disso, manter um programa de manutenção programada em cada um dos veículos da frota garante o bom funcionamento de cada um e aumenta a economia na manutenção corretiva.
Como os sistemas de gestão de frota podem reduzir os custos de manutenção?
Um sistema de gestão de frota permite que o desempenho da equipe de campo seja acompanhado de perto, com base em dados e análises mais confiáveis — e isso inclui os custos de manutenção da frota.
Graças a esse tipo de tecnologia, é possível saber por onde os veículos estão trafegando, se estão seguindo as rotas planejadas, como está o consumo de combustível, como os motoristas estão dirigindo, etc.
A partir dessas informações, os gestores conseguem implementar indicadores de desempenho (KPIs) para entender se as equipes estão fazendo um bom trabalho e onde é possível melhorar.
Com um acompanhamento próximo da utilização de cada veículo, é possível acompanhar revisões e agendamentos de vistorias, garantindo que os custos de manutenção estejam em dia.
Assim, todos os valores envolvidos na manutenção se tornam mais fáceis de rastrear, incluindo mão de obra, peças e serviços terceirizados.
A Cobli, por exemplo, possui um sistema de gestão de frotas que facilita o monitoramento em tempo real e permite um gerenciamento centralizado e simplificado de todas as atividades de manutenção.
Além disso, ainda possui a Cobli Cam, telemetria com vídeo que reduz custos e aumenta a segurança dos motoristas.
Essa tecnologia permite ao gestor identificar e inibir a condução perigosa, tendo mais controle sobre o modo de condução, a partir da videotelemetria.
Com a ajuda da tecnologia e com os cuidados preventivos bem tomados, é possível reduzir os custos de manutenção da frota e manter a gestão mais lucrativa.
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