Em uma empresa, os processos precisam ser padronizados para manter a qualidade em todos os atendimentos. Nesse contexto, o controle de ordem de serviço se mostra como uma etapa indispensável para facilitar o acompanhamento e a gestão da operação.
Aumento da produtividade da equipe de campo, redução das falhas e agilidade na prestação de serviços estão entre os principais benefícios oferecidos pelo controle da ordem de serviço. Vantagens importantes em um mercado competitivo como o atual.
Continue a leitura para entender exatamente do que se trata, sua importância e dicas de como fazer. Vamos começar?
Índice:
Para que serve a ordem de serviço?
Também conhecida pela sigla OS, a ordem de serviço é um documento técnico que apresenta informações e orientações sobre um trabalho a ser realizado. Na maioria das empresas, é emitida pelo gestor do setor em questão e direcionada ao profissional que irá prestar o serviço, que pode ser tanto interno quanto externo.
Mais do que uma mera burocracia, a ordem de serviço irá orientar o prestador do serviço a como proceder na execução da tarefa. Por isso, deve conter todas as informações necessárias, apresentadas de maneira clara e objetiva.
Além disso, assim que o serviço é concluído, tanto o profissional quanto o cliente devem assinar o documento, confirmando sua realização. Dessa forma, a OS funciona como um comprovante de que o processo foi concluído.
Mais uma função relevante é orientar os profissionais quanto aos riscos envolvidos na tarefa. Assim, saberão quais cuidados precisam tomar e os equipamentos de segurança a serem utilizados.
A estrutura de uma ordem de serviço pode variar conforme a empresa e o sistema utilizado, no entanto, entre as informações que costumam ser incluídas, estão:
- Número da OS, para facilitar sua identificação;
- Nome e cargo do profissional responsável pela execução do serviço;
- Serviços a serem realizados;
- Nível de prioridade da tarefa;
- Orientações sobre a atividade a ser realizada;
- Assinatura do profissional que realizou a tarefa, local e data.
Como fazer o controle de ordens de serviço?
Não basta emitir as ordens de serviço, é preciso realizar o controle desses documentos. No passado, isso era feito através de impressões em papel. Mas hoje existem ferramentas que digitalizam e facilitam o processo, como a planilha de controle de serviços e os sistemas especializados.
Confira algumas dicas de como proceder.
Defina como as ordens de serviço serão emitidas
Como já mencionado, as ordens de serviço podem ser emitidas através de planilhas ou sistemas próprios para essa finalidade. Independentemente da escolha, é fundamental seguir um padrão para todos os documentos.
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Com os documentos padronizados não há o risco de nenhuma informação importante ser esquecida. Além disso, os profissionais da equipe irão se familiarizar com o modelo, facilitando a prestação de serviços.
Atenção ao preencher a OS
Até aqui foi possível perceber a importância que a ordem de serviço possui para uma empresa, certo? Afinal, ela irá orientar toda a prestação dos serviços, incluindo os dados do responsável, prazo, cuidados a serem tomados etc.
Por isso, é fundamental preenchê-la com bastante atenção para evitar erros. Um dado trocado poderá prejudicar a operação, gerar atrasos, entre outros problemas.
Acompanhe os prazos das atividades
Os prazos são uma informação muito importante, tanto para o preenchimento do documento quanto para o controle de ordem de serviço. É necessário acompanhar as datas para evitar atrasos e, consequentemente, a insatisfação dos clientes.
Dê feedbacks regularmente
O controle de ordem de serviço tem como uma das suas finalidades a garantia da qualidade dos serviços prestados. Dessa forma, ao acompanhar os processos e resultados, é importante dar feedbacks periodicamente para a equipe, tanto de pontos positivos quanto de melhorias.
Assim, eles saberão exatamente quais ações e comportamentos devem manter e quais precisam aperfeiçoar, contribuindo para a melhoria contínua da empresa.
Qual a importância de realizar um bom controle de ordem de serviço?
O controle de ordem de serviço é importante por diversos motivos, como:
- Acompanhamento das atividades, da solicitação até a conclusão dos serviços;
- Pontualidade na prestação de serviços;
- Identificação de tarefas em atraso;
- Verificação se os profissionais estão sendo orientados corretamente sobre os cuidados a serem tomados;
- Melhora da comunicação entre os profissionais da equipe;
- Facilita o controle de custos relacionados aos serviços.
Como funciona um sistema de controle de ordem de serviço?
Um sistema de controle de ordem de serviço facilita o processo de acompanhamento das atividades porque torna tudo automatizado e digital. Assim, em vez de papéis e planilhas preenchidas manualmente, a maioria das informações é inserida automaticamente.
Algumas informações importantes sobre o funcionamento de um sistema de controle de ordem de serviço incluem:
- Possibilidade de usar um modelo pronto de OS ou criar versões personalizadas, com informações específicas;
- Os técnicos podem acompanhar as informações através de aplicativos em dispositivos móveis;
- As ordens de serviço cumpridas são armazenadas e disponibilizadas para consultas futuras;
- Disponibilização de checklists que ajudam os profissionais a conferirem se todas as etapas do serviço foram cumpridas;
- Os dados coletados podem ser analisados através de relatórios, servindo como apoio para a tomada de decisões estratégicas.
Por que utilizar um programa de controle de ordem de serviço?
Para realizar investimentos em novas ferramentas para a empresa é preciso analisar os benefícios que isso pode trazer. Veja quais as principais vantagens que um programa de controle de ordem de serviço pode proporcionar.
Otimização do tempo
Em primeiro lugar, o sistema otimiza o tempo dos profissionais responsáveis pela gestão da prestação de serviços. Afinal, serão poucas informações para preencher, já que a maioria será inserida automaticamente. Assim, a equipe poderá se dedicar a atividades mais desafiadoras e estratégicas.
Maior produtividade e agilidade
A tecnologia, de maneira geral, proporciona mais produtividade e agilidade para os processos e com o controle de OS não é diferente. Isso é muito importante em um cenário dinâmico e competitivo como o atual.
Diminuição de erros
Por fim, com a maioria das etapas da emissão das ordens de serviço sendo realizadas pelo sistema, os riscos de erros são reduzidos. Isso significa menos prejuízos e mais clientes satisfeitos.
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