O controle de inventário é um dos pilares para garantir o bom funcionamento de qualquer operação logística inteligente, especialmente quando se começa a explorar ferramentas de automação e gestão de frotas.
Para quem está se familiarizando com essas tecnologias, entender os diferentes tipos de controle de inventário e sua importância pode ser o primeiro passo para melhorar processos e otimizar a eficiência.
Neste artigo, vamos explicar o que é o controle de inventário, por que ele é essencial para o sucesso de uma operação, e compartilhar 05 dicas práticas para te ajudar a fazer isso de forma eficiente.
Índice:
O que é o controle de inventário?
O controle de inventário é o processo de monitoramento, gestão e organização de todos os itens ou produtos que uma empresa possui em estoque, sejam eles matérias-primas, produtos em processo ou mercadorias prontas para venda. Ele envolve registrar entradas e saídas, verificar quantidades disponíveis, e garantir que o estoque esteja sempre alinhado com a demanda.
O objetivo é evitar tanto a falta de produtos, que pode prejudicar as vendas, quanto o excesso, que pode gerar custos desnecessários. Uma boa gestão de controle de inventário ajuda a manter a eficiência operacional e melhorar a tomada de decisões.
Uma pesquisa da Gartner mostra que a adoção de tecnologias como inteligência artificial e sensores de visibilidade em tempo real é uma prioridade para 72% dos varejistas que buscam modernizar suas cadeias de suprimentos. Essas tecnologias ajudam a melhorar a precisão do inventário, reduzir erros e antecipar demandas.
Como funciona o controle de inventário?
O controle de inventário funciona por meio de processos que acompanham todas as movimentações de estoque, desde a chegada de mercadorias até sua saída, seja para vendas, consumo interno ou devoluções. Ele pode ser feito de maneira manual, usando planilhas, ou automatizada, com sistemas de gestão que integram as operações.
Basicamente, o processo envolve:
- Recebimento de mercadorias: quando os produtos chegam, eles são registrados no sistema, que atualiza o estoque com as novas quantidades;
- Armazenamento: os itens são organizados de maneira que seja fácil localizá-los, seja por categoria, data de validade ou outros critérios;
- Saídas de estoque: conforme os produtos são vendidos ou utilizados, o sistema de controle de inventário atualiza as quantidades disponíveis, garantindo uma visão precisa do que está em estoque;
- Contagens regulares: para garantir que os dados estejam corretos, é comum realizar inventários periódicos, onde os itens físicos são conferidos e comparados com o que está registrado no sistema;
- Automação: muitas empresas utilizam softwares de gestão de inventário que automatizam essas etapas, facilitando o acompanhamento e emitindo alertas quando o estoque está baixo, evitando rupturas ou excesso de produtos.
Com essas práticas, o controle de inventário busca manter um equilíbrio ideal entre a oferta e a demanda, evitando prejuízo e otimizando o fluxo de trabalho.
Quando fazer um inventário de estoque?
Fazer um inventário de estoque é essencial para manter o controle preciso das mercadorias e garantir que a gestão esteja alinhada com a realidade. Existem momentos estratégicos em que essa prática se torna ainda mais importante. No final de cada período fiscal, por exemplo, muitas empresas realizam um inventário completo para garantir que os registros contábeis estejam corretos e prontos para possíveis auditorias.
Além disso, quando há variações significativas de vendas, como em datas comemorativas ou durante promoções, é recomendável verificar o estoque para assegurar que tudo esteja preparado para atender à alta demanda.
Outra situação em que o inventário é necessário ocorre quando o sistema de gestão começa a mostrar discrepâncias, como falta ou excesso de produtos inesperados. Nesse caso, realizar um inventário físico ajuda a corrigir esses erros. Algumas empresas, por sua vez, optam por fazer inventários regularmente, como parte de uma rotina. Esse processo, conhecido como inventário rotativo, é feito de maneira periódica, seja trimestral ou mensal, para garantir que o controle seja mantido de forma contínua.
Por fim, quando uma empresa decide implementar um novo sistema de gestão de estoque, realizar um inventário inicial é fundamental para garantir que todos os dados estejam atualizados e corretos no novo sistema. Esses são momentos-chave que ajudam a evitar problemas como a falta de produtos ou o acúmulo de mercadorias desnecessárias.
Quais são os tipos de controle de inventário?
O controle de inventário é uma peça-chave na gestão de qualquer negócio que lide com mercadorias, e escolher o método certo pode fazer toda a diferença no fluxo de trabalho e nos custos. Dependendo do volume de produtos e da necessidade de precisão, existem diferentes tipos de controle que podem ser aplicados, cada um com suas vantagens e desafios.
A seguir, vamos explorar os principais tipos de controle de inventário e como eles podem ser utilizados.
Inventário periódico
O inventário periódico é caracterizado pela contagem do estoque em intervalos regulares, como mensal ou anualmente. Durante o período entre as contagens, não há controle contínuo das entradas e saídas, e as atualizações de estoque são feitas apenas na data do inventário físico.
Este método é simples e comumente utilizado por empresas menores ou com baixo volume de mercadorias. No entanto, a falta de controle constante pode levar a erros e discrepâncias entre o que está registrado e o que realmente existe em estoque.
Inventário permanente
Diferente do inventário periódico, o inventário permanente mantém um controle contínuo das movimentações do estoque, registrando cada entrada e saída em tempo real. Esse método é mais preciso e permite que a empresa tenha uma visão atualizada de seus produtos a qualquer momento.
Empresas com alto volume de mercadorias, como grandes varejistas e negócios de e-commerce, geralmente optam pelo inventário permanente. Apesar de mais eficiente, ele requer o uso de sistemas automatizados para garantir a precisão e o acompanhamento em tempo real.
Controle Just-in-Time (JIT)
O controle de inventário Just-in-Time (JIT) busca manter o menor nível de estoque possível, fazendo reposições apenas quando necessário. Isso reduz os custos de armazenagem e otimiza a operação, especialmente para empresas que trabalham com produtos perecíveis ou de alta rotatividade. No entanto, o sucesso desse método depende de um fornecimento rápido e eficiente, além de uma gestão cuidadosa para evitar rupturas de estoque.
Inventário ABC
O método de inventário ABC classifica os itens em três categorias com base em sua importância e valor para o negócio. Os itens da categoria “A” são os mais valiosos e de maior impacto nas operações, enquanto os da categoria “C” têm menor valor ou importância. Esse controle permite que as empresas concentrem seus esforços nos produtos mais críticos, otimizando o tempo e os recursos destinados à gestão do estoque.
Qual a importância do controle de inventário?
O controle de inventário é fundamental para garantir o bom funcionamento de qualquer operação que envolva o gerenciamento de produtos ou mercadorias. Sua importância está diretamente ligada à capacidade da empresa de otimizar recursos, evitar perdas e atender à demanda de forma eficiente.
Sem um controle adequado, é fácil que ocorram problemas como falta de produtos ou excesso de mercadorias, o que pode resultar em perda de vendas, aumento de custos operacionais ou até mesmo desperdício de materiais.
Além disso, um bom controle de inventário permite que a empresa tenha uma visão clara dos indicativos logísticos que está disponível em tempo real, facilitando a tomada de decisões mais informadas. Isso inclui decisões sobre compras, reposições e até promoções para eliminar produtos encalhados.
Outro ponto importante é a capacidade de prever a demanda de forma mais precisa. Ao monitorar o histórico de vendas e o comportamento do estoque, é possível antecipar tendências e ajustar os níveis de estoque conforme a necessidade, minimizando o risco de rupturas ou excesso.
Além disso, em operações maiores, o controle de inventário ajuda a manter a conformidade com auditorias e regulações, evitando problemas contábeis e fiscais.
Como fazer um controle de inventário?
Para garantir que o controle de inventário seja eficiente e beneficie sua operação, é importante adotar algumas práticas que ajudem a manter o estoque organizado, atualizado e alinhado às necessidades do seu negócio.
Aqui estão cinco dicas práticas para te ajudar a fazer um controle de inventário eficaz e evitar problemas como falta de produtos ou excesso de mercadorias.
01. Utilize um sistema automatizado
Uma das melhores formas de garantir a precisão do controle de inventário é contar com um sistema de gestão automatizado. Ele permite o acompanhamento em tempo real de todas as entradas e saídas de mercadorias, evitando erros humanos e facilitando a visualização do estoque disponível. Além disso, sistemas automatizados costumam emitir alertas quando o estoque está baixo, facilitando a reposição.
02. Realize inventários periódicos
Mesmo com um sistema automatizado, é importante realizar inventários físicos de tempos em tempos. Essa prática garante que os números registrados no sistema estejam alinhados com a realidade e ajuda a corrigir possíveis discrepâncias. Dependendo do tamanho da empresa, inventários podem ser realizados mensalmente, trimestralmente ou até anualmente.
03. Classifique os produtos por categorias
Organizar o estoque por categorias facilita o controle e a localização dos itens. Use critérios como tipo de produto, data de validade, rotatividade ou valor, para classificar as mercadorias. Métodos como o inventário ABC podem ser úteis para focar em produtos de maior importância, garantindo que itens de alta demanda ou valor sejam priorizados.
04. Estabeleça um ponto de reposição
Definir um ponto de reposição é crucial para garantir que o estoque nunca fique abaixo do necessário. Isso significa que, ao atingir um nível mínimo, o sistema ou a equipe responsável deve ser alertada para fazer um novo pedido de produtos. Esse ponto pode ser ajustado de acordo com a sazonalidade ou a demanda de cada produto, garantindo que nunca faltem mercadorias essenciais.
05. Treine sua equipe
Um controle de inventário eficiente depende também do conhecimento e comprometimento da equipe envolvida. Treinar sua equipe para seguir os procedimentos corretos, registrar movimentações de forma precisa e utilizar corretamente o sistema de gestão é essencial para evitar erros e garantir que o controle funcione de maneira fluida.
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