Em 9 de março de 2012, na cidade de Riga (capital da Letônia), dois casais começaram a bater um papo via videoconferência. Não ficaram sem assunto: as quatro pessoas ficaram 54 horas e 40 minutos, ali, conversando sem parar. É o recorde mundial de duração de uma teleconferência.
Em tempos de pandemia, há uma lição interessante aí para o mundo empresarial. Claro que sua empresa não precisa fazer como Patriks, Kristaps, Leonids e Tatjana (nossos recordistas letões), mas eles já provaram por terra que distância não é um problema na hora de conversar. O coronavírus não é impeditivo para que reuniões sejam organizadas remotamente.
Pensando nisso, te ensinamos não só a organizar uma conferência de qualidade, como também te mostramos os pontos fortes e fracos de cada um dos serviços disponíveis no mercado.
Limpe sua webcam e vamos lá:
Zoom
O Zoom tem sido a mais comentada plataforma de videoconferência, desde o início da pandemia. Tanto pro bem quanto para o mal.
Para o bem porque é, sem dúvidas, a com maior qualidade. Ao usar o Zoom você dificilmente terá que lidar com problemas de sinal, travadas de tela e irritações que uma conversa pela internet geralmente te traz.
Para o mal porque a ferramenta tem apresentado graves problemas de segurança. Na plataforma, conferências de empresas ao redor do mundo têm sido invadidas.
O resultado têm sido espionagem em chats fechados, e violações em papos abertos (hackers estão tomando o controle de lives abertas ao público e escrevendo mensagens de ódio e até exibindo pornografia no perfil de empresas).
Uma coisa tem relação com a outra: o Zoom só possui essa qualidade porque foi imaginada como uma ferramenta de streaming. Seu objetivo foi sempre fazer exibições abertas à participação do público.
Para isso, as ligações passam por um servidor da empresa que monitora as necessidades da sua rede e coordena os esforços necessários para a qualidade não cair. Passar por esse servidor, no entanto, expõe as ligações à invasões.
Depois dos escândalos a empresa mudou alguns protocolos, criou novas etapas de segurança, mas, por não suportar criptografia, ainda é vulnerável à ataques profissionais.
Se mesmo assim, você quiser prosseguir nela, vamos lá:
Usar o Zoom é extremamente simples. Todos os participantes da conferência devem baixá-lo para seus computadores ou celulares. Quem organiza a conferência, então, seleciona a opção ”Nova Reunião”. E, em seguida, “Convidar”.
Uma nova janela será aberta e nela é possível copiar um link-convite que fará com que quem clique seja convidado para a chamada. Ou já disparar, por e-mail, uma mensagem que direciona os destinatários à conferência.
Depois das atualizações de segurança, o organizador da chamada tem que aprovar a entrada de cada um dos participantes. Uma espécie de segurança digital, que impede a participação de penetras.
No menu “Participantes” você consegue gerenciar quais pessoas podem falar durante a reunião. Uma ferramenta útil para a plataforma que permite até 500 pessoas em um mesmo videocall. Outros detalhes ainda, como quem está autorizado a usar o chat, podem ser definidos no menu “Configurações da Reunião”.
Esta é a mais completa das ferramentas disponíveis atualmente para videoconferência (por isso receberá a descrição mais longa neste texto), mas ainda possui problemas em relação à privacidade. Pondere isso antes de usá-la.
Microsoft Teams
Em 2011, a Microsoft comprou a então-novidade, Skype. Sob o comando da empresa de Bill Gates, o app continua funcionando até hoje, mas deixa claro que seu foco são conversas casuais, entre amigos. Para os negócios, surgiu o Skype for Business, app que em 2017 se transformou numa nova marca: a Microsoft Teams.
Já se contrapondo ao exemplo anterior, as conversas no Teams são encriptadas, tornando as invasões bem mais difíceis. Podem ter, no entanto, o já citado probleminha na qualidade causado pela segurança.
Já integrado em um sistema de mensagens, o Teams permite que você faça reuniões quase que instantaneamente. Basta clicar no pequeno ícone de câmera que acompanha praticamente qualquer menu do programa. A ferramenta também permite agendar uma reunião na aba ‘Calendário”.
Tudo muito intuitivo, a plataforma até permite que os times compartilhem agenda, para que você não marque uma reunião na hora que pessoas-chave já tem outros compromissos.
Com suporte para até 250 pessoas por videocall, a ferramenta deve ser levada em conta na hora de pensar numa plataforma para conferências.
Google Hangouts / Meet
Representante de ninguém menos que o Google nessa guerra das conferências, o Hangouts também é uma opção muito boa para o atual momento.
A plataforma recebeu investimentos pesados em segurança nos últimos anos. Até agora técnicos em segurança não têm apresentado grandes críticas à privacidade da ferramenta.
A qualidade, mais uma vez, pode cair por conta disso. Vez ou outra você ver alguém se desconectar involuntariamente de uma call da plataforma, pela instabilidade na rede. Se todo mundo estiver com o Wi-fi em dia, no entanto, você não deve enfrentar grandes problemas.
O Google Meet, então, aparece como a versão empresarial do sistema. Nele você também pode receber até 250 pessoas por call e cruzar dados com o Google Agenda, deixando fácil programar uma reunião.
Disponível tanto nos navegadores quanto nos celulares, também é uma opção extremamente prática. O único requisito é que seus participantes tenham uma conta de e-mail Google (o que, convenhamos, não é raro, nem difícil de fazer).
Para criar uma conferência, tanto no Meet, quanto no Hangouts, basta acessar o site de suas plataformas e fazer o login.
No Hangouts, selecione o ícone da câmera. No Meet clique em “Participar/iniciar reunião”. Em ambos os casos você poderá escolher convidar participantes por e-mail, ou compartilhando o link da reunião. Bastante intuitivo
Symphony
Saindo um pouco do rol dos conhecidinhos no Brasil, o Symphony é uma solução que vem fazendo algum barulho mundo afora.
Nascida pela necessidade de uma plataforma segura, a plataforma foi lançada em 2014, depois de investimentos de gente grande: a Goldman Sachs e a JP Morgan. No total as companhias separaram 66 milhões de dólares para colocar a ideia de pé. Deu certo: hoje ela vale cerca $1,4 bilhão.
Atualmente, é usada por instituições rigorosíssimas no quesito segurança, como os bancos HSBC e Citibank mundo afora.
Voltada para reuniões bem menores (25 participantes), a plataforma também é acoplada à um sistema de mensagens que torna a criação de reuniões bastante intuitiva.
Similar ao Teams, para começar um papo, basta clicar no símbolo de telefone que acompanha o bate-papo. O convite para que membros entrem na videoligação pode ser feito no mesmo chat.
Starleaf
Outro desconhecido entre os brasileiros é o Starleaf. Plataforma londrina, foi criada em Cambridge há 12 anos. Desde então vem acumulando prêmios e fãs, principalmente entre os mais preocupados com segurança.
Recentemente, recebeu a certificação ISO/IEC 27001, um monte de letras que significam algo grande: a ISO é uma rigorosa reguladora de qualidade e segurança.
São eles, por exemplo, que atestam quais iPhones são (ou não) resistentes à água ou poeira. E a Apple faz questão de divulgar os resultados como propaganda. É o selo de qualidade incontestável.
Também bastante simples de usar, para criar uma reunião (que reúne até 25 participantes) basta clicar no ícone de câmera do menu principal. Sem grandes segredos.
Conclusão
Ao fim, é importante que você entenda quais são as necessidades da sua empresa para os video calls.
As alternativas acima possuem planos cujos preços variam de acordo com o tamanho da sua equipe, e também períodos de teste gratuito. Orçá-las e adequá-las à sua realidade é ainda mais importante do que ter uma ligação sem falhas. Coloque no papel e converse com sua equipe para chegar à essa conclusão.
Nessa primeira etapa, você pode usar aplicativos gratuitos, como o Hangouts (ou ferramentas como o Slack – que citamos aqui entre outros vários softwares que podem ser úteis em tempos de pandemia).
Desejamos a você e sua equipe ótimas conferências (e que elas não sejam tão longas quanto as dos nosso amigos letões).
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