A rotina de uma frota pode ser bem agitada: são diversos veículos partindo e chegando de vários destinos. Para manter tudo sob controle, o setor de logística deve acompanhar tudo de perto e evitar que algo passe despercebido. E é para isso que existe o checklist para frotas.
Um checklist nada mais é do que uma lista de itens para serem checados. E a melhor parte é que pode ser utilizado de várias formas em uma frota.
Muitos gestores gostam de utilizar o checklist para uma inspeção rápida nos veículos, conferindo a parte mecânica, de segurança e até de limpeza.
A seguir, você confere como montar um checklist personalizado para sua frota e ganhar ainda mais eficiência na logística. Continue a leitura!
Índice:
O uso do checklist é o melhor método para sua empresa?
Antes de colocar a mão na massa e construir o seu checklist, é importante saber que este é apenas um método para facilitar o acompanhamento das atividades do setor logístico.
O checklist por si só não vai resolver problemas que possam surgir. Mas é uma ótima forma de identificar o que não foi feito e os motivos. E é em cima disso que se precisa agir.
Em resumo, tudo depende da forma como é utilizado. Quando bem aproveitado, o checklist pode ser um grande apoio — é possível até mesmo utilizar checklists em plataformas de gestão de demandas.
E isso já vem se desenhando como uma tendência forte. Dados do Índice de Produtividade Tecnológica (IPT) de Logística mostram que 35% dos gestores de empresas de diferentes segmentos tem planos de implementar um sistema checklist.
Mas, sendo manual ou automatizado por um sistema, o princípio do checklist é o mesmo: acompanhamento e organização. E a melhor forma de descobrir se é o formato ideal é testando.
O que deve ter em um checklist para frotas?
Apesar do uso do checklist ser comum, cada empresa (inclusive de outros segmentos) utiliza de uma forma diferente. E isso depende, principalmente, do objetivo e da necessidade da frota.
Além da produtividade e da organização, o checklist de revisão também ajuda a evitar uma série de problemas comuns à rotina dos gestores, como falhas mecânicas e até problemas de segurança.
Isso significa que o checklist também traz outras vantagens, como:
- Evitar problemas e falhas no veículo durante trajeto;
- Evitar multas por irregularidades com faróis ou documentação;
- Aumenta a segurança do veículo e dos seus motoristas;
- Acompanhamento assertivo do consumo de combustível por trajeto;
- Maior controle sobre a necessidade de manutenção veicular.
E, para começar, o primeiro exercício que o gestor deve fazer é se perguntar: qual a lista de coisas que minha equipe precisa verificar no dia a dia?
Liste tudo, da parte mecânica até a limpeza. Toda informação que precisa ser conferida a cada rota é preciso estar mapeada.
Depois, é hora de organizar o checklist por tipos ou etapas.
Tipos de checklist de uma frota
A lista de verificação de um veículo pode ficar bem extensa e analisar de forma desordenada mais atrapalha do que ajuda. Por isso, o ideal é categorizar os itens do checklist.
Lembre-se: o checklist pode variar conforme tipo de veículo da frota.
Mas, no geral, nossa sugestão é a seguinte:
Revisão mecânica
Se o veículo está saindo para seu trajeto, é preciso garantir que toda a parte mecânica esteja em dia. Por isso, o checklist deve ser separado por motor e mecânica.
Do motor, deve ser verificado:
- Acelerador;
- Sistema de freios (freio, freio de mão, óleo do freio);
- Óleo do motor;
- Embreagem;
- Água (limpador e radiador);
- Tanque de partida.
Já da mecânica:
- Luzes (traseiras, dianteiras, de seta, faróis, placa);
- Pneus (incluindo estepe).
Segurança
Da parte de segurança — e uma das mais importantes — devem ser verificados:
- Alarme;
- Buzina;
- Rastreador;
- Cintos;
- Limpadores;
- Painel;
- Retrovisores;
- Travas;
- Triângulo;
- Extintor;
- Documentação do veículo.
É importante que os mesmos itens sejam conferidos após o veículo retornar de um trajeto. Assim, é possível conferir se houve alguma avaria durante o percurso — e já adiantar uma manutenção para evitar problemas.
Claro que outros itens também podem ser adicionados ao checklist, como limpeza do veículo, pintura, abastecimento, entre outros. Dependendo do caso, também pode haver um checklist para a carga.
Como implementar o checklist para frotas
Para implementar o checklist na frota, você, gestor, precisa decidir o formato que deve ser aplicado.
Há quem prefira checklist com papel impresso, que pode ser preenchido manualmente. É um método que funciona bem, desde que os checklists fiquem registrados e de fácil acesso — ou até escaneados digitalmente.
Com checklist impresso, a empresa pode imprimir várias cópias de um modelo de checklist e distribuir aos colaboradores responsáveis pela checagem.
Outra opção é preencher manualmente, mas no computador, tablet ou celular. É possível criar um arquivo digital em planilha ou PDF para que a equipe faça o checklist. É uma alternativa mais segura, pois os arquivos já ficam salvos automaticamente para consulta.
Mas o mais recomendado é que a frota possua um sistema de gestão que monitore seus veículos. Com isso, a própria plataforma recebe as informações dos veículos e registra tudo automaticamente.
E, a qualquer informação que fuja do padrão, o próprio sistema já sinaliza e emite alerta e lembretes de manutenção.
Claro que o checklist ainda pode ser utilizado como um reforço complementar, mas, com a ajuda da automação, a organização logística fica mais simples e produtiva.
O grande diferencial do checklist para a frota é o que a gestão fará com as informações do checklist. E isso pode se refletir em muitas ações, como organizar o calendário de manutenções veiculares, manter documentação dos veículos sempre em dia ou ter maior controle dos trajetos para economizar combustível.
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