Dentre os setores que compõem a gestão de frotas, o Centro de Controle Operacional (CCO)é um dos que mais ganharam destaque.
Por ser uma área que reúne monitoramento, tecnologia e logística, passou a ser ponto central na hora de analisar informações da frota e tomar decisões estratégicas.
Também chamado de CCO, o Centro de Controle Operacional tem como principal objetivo registrar e fornecer informações sobre todas as ações da operação da frota.
Esta dinâmica se aplica para dados sobre motoristas, veículos e até trajetos realizados.
Em resumo, é o setor estratégico que gerencia e controla todas as informações da frota ao mesmo tempo, com auxílio da tecnologia. Além disso, também cuida da comunicação com agentes externos e internos da frota.
Neste artigo, vamos mostrar como funciona o CCO, o porquê de ele ser tão importante na rotina. E mais: você vai saber como estruturar o centro de controle da sua frota em apenas 5 passos. Confira!
Por que sua frota precisa de um Centro de Controle Operacional?
Um dos principais motivos é pelo CCO ser um setor essencialmente estratégico.
Como todas as informações da frota são registradas no Centro de Controle Operacional, significa que é o setor que possui maior visão sobre o real cenário da rotina da frota.
Por meio do CCO, o gestor de frotas consegue analisar dados, acompanhar a performance da frota e ainda traçar estratégias com base em informações reais.
Hoje, é possível acompanhar até detalhes sobre determinada rota, veículo ou motorista. A integração de diferentes tecnologias automotivas permite que o CCO monitore tudo que acontece.
Apesar de isso ser uma grande vantagem, quando não existe um setor estruturado que organize as informações, pode virar um problema.
Imagine uma frota que possui mais de 300 veículos em rota. Não adianta ter todas os dados quando não se sabe como analisá-los estrategicamente.
É para isso que o CCO existe: para organizar dados, integrar informações e oferecer ao gestor de frotas as informações necessárias para determinado fim.
Se o objetivo for reduzir custo com combustível, o CCO conseguirá traçar um diagnóstico que identifica possíveis causas para que os gastos tenham aumentado.
Isso pode ir desde veículos cuja manutenção está em atraso e estão consumindo mais combustível até motoristas que utilizam trajetos mais longos.
Em resumo, o Centro de Controle Operacional funciona para que a gestão de frotas possa reduzir custos, aumentar seu desempenho e otimize resultados.
Isso só é possível quando as decisões são tomadas com base em dados reais com foco nos problemas a serem corrigidos e nos objetivos que a frota pretende alcançar.
Lembre-se que isso esse tipo de gestão não é restrito às empresas de frota. O estudo realizado pela Accenture mostra que empresas orientadas a dados têm crescimento médio de mais de 30% por ano.
05 passos para estruturar o Centro de Controle Operacional da sua frota
Agora que já entendemos a importância de uma área como o CCO, é hora de implementar na sua frota. Mas por onde começar?
Listamos 5 etapas para começar a estruturar este setor tão importante.
Se sua frota já possui um CCO, ótimo! Você pode aproveitar as etapas para mapear novos formatos e até mesmo melhorias. Veja!
1º passo: analise o atual cenário da sua frota
Empresas de frotas podem ter muitos pontos em comum, mas cada uma tem uma forma própria de gestão.
A primeira coisa a ser feita é um diagnóstico da frota. Basicamente, é reunir as principais informações referentes à operação de ponta a ponta.
Algumas informações importantes a serem coletadas são:
- Tamanho da frota (quantidade de veículos e motoristas);
- Fluxo da operação (liste todas as etapas);
- Tecnologias automotivas utilizadas (rastreamento, telemetria, softwares);
- Equipe (pessoas disponíveis para compor o CCO);
- Infraestrutura (espaço e equipamentos disponíveis) ;
- Orçamento disponível.
Com essas informações em mãos, já é possível começar a mapear se é necessário contratar mais pessoas, comprar novos equipamentos e a aquisição de novas tecnologias.
Essas decisões logísticas devem ser tomadas com base no orçamento disponível e nas necessidades que sua frota possui.
Por isso, tenha em mente o seguinte questionamento: “Qual a finalidade de um CCO na minha frota?”.
A resposta para essa pergunta vai direcionar o que você precisa fazer e priorizar.
Vale lembrar que existe a opção de ter um Centro de Controle Operacional terceirizado, caso seja mais viável para sua frota.
2º passo: use a integração de tecnologias ao seu favor
Atualmente, a gestão de frotas consegue acompanhar e gerar dados sobre a operação com muita facilidade, graças às soluções tecnológicas especializadas para frotas.
O processo funciona com mais eficiência quando tecnologias e plataformas estão integradas.
É um exemplo da telemetria, tecnologia que coleta informações remotas da condução de um veículo, quando integrada ao software de gestão de frotas.
Quando os veículos da frota são monitorados por telemetria integrada ao software, toda e qualquer informação é disponibilizada em uma plataforma única.
No software de gestão da Cobli, por exemplo, os dados enviados ao CCO são os mais diversos, como:
- Rota utilizada e localização exata do veículo;
- Tempos de parada;
- Frenagens e acelerações bruscas;
- Velocidade da condução;
- Consumo de combustível por veículo e por rota.
Com essas informações, o CCO tem total visibilidade do que está performando bem e o que pode ser melhorado. Além de facilitar a ação rápida em situações de risco, como acidentes ou roubos.
É por isso que essas tecnologias também são excelentes recursos para aumentar a segurança dos veículos e seus condutores, pois permite que o Centro de Controle seja acionado em qualquer ocorrência.
Um CCO só faz sentido quando se apoia em tecnologias diversas que permitam que o monitoramento seja feito com sucesso.
3º passo: tenha monitoramento em tempo real
E por falar em monitoramento, esta é uma das etapas importantes da estruturação de CCO. O gestor de frotas precisa definir como esse acompanhamento será feito.
As tecnologias geram informações em tempo real, por isso, é preciso decidir se o Centro de Controle Operacional funcionará em horário comercial ou terá acompanhamento 24 horas.
Essa decisão depende do quão complexo é a operação da empresa e varia conforme a frota.
Normalmente, quando existem muitas operações ativas simultaneamente, o mais indicado é que o CCO seja 24 horas. Mas quando a frota é menor e possui um nível de risco menor, o monitoramento no horário comercial já pode ser suficiente.
Dica: utilize as informações levantadas no 1º passo para tomar a decisão.
4º passo: crie um fluxo de comunicação eficiente
Para que a gestão de frotas faça o melhor uso possível do CCO, é preciso ter um bom fluxo de comunicação — seja interno ou externo.
O Centro de Controle Operacional precisa ter um formato estabelecido para fazer os repasses de informações, sejam de rotina ou de evento de risco.
A agilidade na comunicação é essencial para que o CCO cumpra sua responsabilidade de auxiliar na operação. E essa troca de informações deve ser padronizada entre CCO e gestor e CCO e motorista.
O mesmo é válido para os reportes sobre informações e dados específicos.
Vamos voltar ao exemplo da frota que precisa reduzir o consumo de combustível:
Se o CCO identifica um motorista que realiza consecutivamente trajetos mais longos que causa aumento do consumo de combustível, o gestor precisa ser notificado por relatórios ou pelo canal mais adequado.
O fluxo de comunicação também varia de frota para frota. Mas o que deve ser definido é o mesmo:
- Canal e formato do reporte;
- Frequência de reportes de rotina;
- Quem recebe os reportes por cada área.
5º passo: faça treinamentos com toda sua equipe
Por fim, após implementar os 04 primeiros passos, é hora de treinar e dar suporte a todas demais áreas da frota sobre a implementação do Centro de Controle Operacional na gestão.
Lembre-se que para o CCO ser bem-sucedido, todos precisam compreender sua importância e como ele funciona, além da responsabilidade de cada profissional do setor.
Isso é importante não apenas para que o fluxo de comunicação rode adequadamente, como também para que os motoristas saibam que eles possuem um time dedicado para oferecer suporte.
De início, estruturar um Centro de Controle Operacional parece complexo. Mas depois que implementado, a operação ganha eficiência e conquista mais resultados.
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