Se há algo que tem que fazer parte da rotina de toda e qualquer empresa que trabalha com venda de mercadorias é a auditoria de estoque.
O estoque é aquele lugar que entra e sai constante de mercadorias, produtos sendo constantemente retirados de um lugar e colocados em outro, etc.
Nesse vai e vém, às vezes os documentos fiscais das mercadorias se perdem ou um produto é retirado do estoque mas alguém se esquece de incluir essa informação no sistema, um item ou outro acaba extraviado ou estragado, devido às más condições de armazenamento ou simplesmente à ação do tempo.
Depósitos e armazéns desorganizados e falta de informações atualizadas sobre os estoques são um perigo!
Se é difícil encontrar itens estocados ou as informações presentes no sistema não batem com a realidade do armazém, uma empresa corre sérios riscos de perder vendas e atrasar entregas — e, consequentemente, perder clientes.
Para evitar esse tipo de confusão e prejuízos, é fundamental estar com a auditoria de estoque em dia!
Se você até entende a importância de uma auditoria de estoque mas não sabe direito como executá-la, está no blog certo.
Neste texto, vamos explicar o quê, quando e como fazer uma auditoria de estoque. Siga a leitura e confira!
Índice:
O que é auditoria de estoque?
Auditoria de estoque nada mais é do que um exame minucioso dos armazéns e depósitos de uma empresa para verificar quantos são e o estado dos itens estocados.
Essas informações são, posteriormente, comparadas ao que consta nos livros contábeis e nos sistemas de gestão e controle de estoques.
O objetivo é que os livros contábeis e os sistemas sejam um retrato exato da realidade do estoque.
Além da contagem de todos os itens, um por um, faz parte da auditoria de estoque o exame documentos e notas fiscais que registram a entrada e a saída de mercadorias — e depois a comparação do que diz essa documentação com o que consta nos livros e sistemas.
A auditoria permite aos gestores conhecer de fato a realidade dos estoques e, com base nessas informações, melhor administrar a empresa.
Por exemplo, ao completar a auditoria de estoque, o gestor saber precisamente quantos e quais são os itens estocados, qual o valor da mercadoria que ele tem (e que integra o patrimônio da empresa) se algum produto está faltando (e deve ser reposto para evitar a perda de vendas) ou se algum item se deteriorou por ter sido armazenada incorretamente, etc.
Percebe como boa parte das decisões acerca da gestão de um negócio (da compra de mercadorias a decisões sobre como organização dos depósitos e armazéns) dependem do conhecimento que vem de uma boa auditoria de estoque?
É por isso que você deve continuar lendo atentamente este texto! No próximo tópico, vamos explicar quando fazer uma auditoria de estoque.
Quando fazer auditoria de estoque?
Deu para entender o que é, afinal, uma auditoria de estoque?
Então, a sua próxima pergunta deve ser: “Quando eu devo fazer uma auditoria de estoque? Com qual periodicidade?”
A resposta é: Depende.
Depende do quê? Das características da sua empresa e dos seus objetivos ao fazer uma auditoria de estoque (verificar se a realidade do estoque bate com o sistema, inventariar os itens armazenados, checar se toda a documentação referente a mercadoria está em dia, prestação de contas, etc.).
De todo modo, é recomendável que a auditoria de estoque ocorra no mínimo duas vezes por ano.
Quanto à periodicidade, a auditoria de estoque se divide em três tipos: rotativa, periódica e permanente. Veja abaixo quais são as características de cada uma delas:
- Rotativa: auditoria de estoque é feita segundo um calendário pré-determinado de modo a não alterar as demais rotinas da empresa e se tornar, ela própria, parte da rotina; a periodicidade pode ser diária, semanal ou bimestral;
- Periódica: ocorre sempre que um período se encerra na empresa: pode ser o ano fiscal ou, no caso de uma loja de roupas, por exemplo, quando muda a estação e é lançada uma nova coleção;
- Permanente: trata-se do tipo mais sofisticado de auditoria de estoque, porque é feito de forma automática; parece complicado, mas é simples: toda vez que ocorre alguma movimentação no estoque (determinada mercadoria chega, certo item é vendido ou despachado para a entrega), ela é registada no sistema; em geral, a autoria de estoque permanente é realizada com apoio de ferramentas tecnológicas.
Qual a diferença entre auditoria de estoque interna e externa?
Se você já andou lendo sobre auditoria de estoque, deve ter descoberto que existem dois tipos: auditoria de estoque interna e auditoria de estoque externa. Mas qual a diferença entre elas? Confira abaixo:
- Interna: como o próprio nome indica, nesse caso, a auditoria de estoque é feita internamente, pelos próprios funcionários da empresa, com a participação ativa dos gestores;
- Externa: também chamada de auditoria de estoque independente, é realizada por profissionais destacados por uma outra empresa, contratada especialmente para esse serviço.
Como fazer auditoria de estoque?
Bom, agora você já sabe o que é auditoria de estoque, quando ela deve ser feita e até a diferença entre auditoria de estoque interna e externa.
Só falta saber uma coisa: como fazer auditoria de estoque!
É isso que vamos explicar nos próximos tópicos! Mas, antes, que tal mais uma dica?
Para ajudá-lo nessa empreitada tão importante, clique aqui e baixe a planilha de inventário de estoque elaborada pela Cobli.
Faça a inspeção dos itens
Como começar uma auditoria de estoque? Inspecionando todos os itens estocados!
Isso quer dizer que, antes de mais nada, você deve contar quantos produtos estão nos seu armazém/depósito, conferir o estado deles, o quanto eles valem, e checar o que diz a documentação fiscal e o sistema de gestão utilizado pela sua empresa.
A inspeção dos itens de um estoque é feita em três passos:
- Inspeção de documentos de entrada: primeiramente, separe toda a documentação referente à compra das mercadorias, isto é, as notas fiscais de todos os produtos que estão no seu estoque; posteriormente, elas devem ser comparadas com os documentos de saída para verificar a quantidade de itens ainda presentes no estoque;
- Inspeção da documentação de saída: separe toda a documentação referente aos itens que já não estão no estoque, ou seja, que foram vendidos ou alugados para parceiros e clientes, que se extraviaram ou foram descartados por alguma razão;
- Inspeção física: é a hora do trabalho braçal, de contar, um a um, todos os itens do estoque; o resultado deve ser comparado com o que foi verificado por meio da comparação entre os documentos de entrada e de saída.
Caso haja alguma discrepância entre o que a inspeção física verificou e o que dizem os documentos, é necessário descobrir o motivo: se alguém esqueceu de apresentar algum documento, se alguma nota fiscal se perdeu, se algum item foi vendido, mas essa informação não foi incluída no sistema.
Também é fundamental pensar em como aprimorar a gestão do estoque para evitar que isso se repita no futuro.
Considere os itens deslocados
Após inspecionar todos os itens presentes no estoque, é hora de contabilizar os itens deslocados, isto é, aqueles que não são propriedade da sua empresa mas estão sob seu em poder dela (porque foram alugados, emprestados, etc.) e aqueles que são de propriedade a sua empresa mas estão sob o poder de outra.
É comum que empresas que fazem manutenção ou prestem serviços troquem, aluguem ou emprestem equipamentos para clientes e parceiros. Esse tipo de movimentação deve ser registrada.
Portanto, nessa fase da auditoria de estoque, devem ser contabilizados tanto os itens da empresa em poder de terceiros quanto os itens de terceiros em poder da empresa auditada.
A documentação referente a esses empréstimos, trocas ou aluguéis também deve ser considerada.
Descubra o valor do estoque e faça o relatório da auditoria
Por fim, após inspecionar os itens presentes no estoque e os itens deslocados, é hora de calcular o valor do estoque, isto é, quanto ele representa do patrimônio da sua empresa.
Para fazer esse cálculo, é preciso somar os valores de cada um dos itens estocados e também dos itens que estão em poder de terceiros.
Lembre-se que o valor de um item estocado muda com o tempo.
O valor dele pode tanto diminuir, devido ao desgaste causado pelo tempo, ou aumentar, caso haja muita demanda por ele. Não se esqueça disso na hora dos cálculos, ok?
Também inclua na conta uma estimativa dos valores que sua empresa perdeu devido a mercadorias extraviadas ou deterioradas.
Após fazer todos os cálculos, redija um relatório com todas as informações colhidas ao longo da auditoria do estoque.
Com base nesse relatório, será possível pensar em estratégias para melhorar a gestão não apenas do estoque mas da empresa como um todo.
Por exemplo, se no relatório constar que a empresa perdeu uma quantidade considerável de mercadorias devido a armazenamento inadequado, será necessário pensar em soluções para evitar que isso ocorra no futuro.
Outro exemplo: a auditoria de estoque pode verificar uma discrepância entre o que de fato havia no estoque e o que constava nos livros contábeis e sistemas.
Nesse caso, também será preciso pensar em maneiras para melhorar o controle do que entra e sai do depósito e trabalhar pela integração do estoque físico com os sistemas de gestão da empresa.
Viu só como auditoria de estoque pode até elevar a produtividade da sua empresa?
Agora que você já sabe o básico sobre auditoria de estoque, mãos à obra: decida se na sua empresa o processo será rotativo, periódico ou permanente, interno ou externo, e já comece a inspecionar seus itens. Bom trabalho!
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