*Artigo atualizado em 27/06/2024.
O aluguel de frota tem se tornado uma solução estratégica para empresas que buscam flexibilidade e eficiência em suas operações de transporte.
O principal motivo disso é que não há o ônus do investimento inicial na compra de veículos.
Prova do crescimento quando o assunto é aluguel de frotas é que, segundo o Estadão, a locação de caminhões já tem frota superior a 35 mil veículos, número que tende a crescer ano após ano, afirma a Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis (Abla), na mesma matéria.
Além disso, de acordo com a Abla, em 2023, as frotas das locadoras registraram pouco mais de 1,5 milhão de veículos entre janeiro e setembro, número quase 200 mil maior, comparado ao mesmo período do ano de 2022.
Essa modalidade permite que as empresas utilizem uma variedade de veículos conforme suas necessidades, pagando um valor fixo mensal e que pode incluir serviços de manutenção e suporte.
Com o avanço da tecnologia, a gestão de frotas alugadas tornou-se ainda mais eficaz, incorporando ferramentas como telemetria, rastreamento por GPS e sistemas de gestão de frota.
Neste texto, exploraremos o que é o aluguel de frota, vantagens e desvantagens que essa opção oferece e muito mais.
Índice:
O que é locação de frota?
A locação de frota é um serviço que consiste no aluguel de um conjunto de veículos por tempo determinado.
Este serviço pode incluir carros, vans, caminhões, ônibus e outros tipos de veículos, de acordo com a necessidade do cliente.
A principal característica da locação de frota é a flexibilidade, permitindo que a empresa ajuste o número e tipo de veículos conforme a demanda.
Além disso, os custos são controlados, uma vez que a empresa locatária paga um valor fixo mensal, facilitando o controle orçamentário e evitando surpresas com despesas inesperadas de manutenção ou depreciação dos veículos.
O que está incluso nos contratos de locação de frota?
Os contratos de aluguel de frota, em geral, incluem serviços de manutenção preventiva e corretiva, troca de pneus, óleo e outros componentes, garantindo que os veículos estejam sempre em bom estado de funcionamento.
A locação também permite que a empresa mantenha sua frota sempre atualizada, já que os contratos geralmente possibilitam a troca de veículos periodicamente, evitando problemas com depreciação e veículos obsoletos.
Diferença entre aluguel de frota e terceirização de frota
Quando falamos da diferença entre aluguel de frota e terceirização de frota, o escopo dos serviços oferecidos e a forma como a gestão dos veículos é realizada são os grandes pilares que distinguem as operações.
Abaixo, detalhamos cada um desses serviços:
Aluguel de frota
No aluguel de frota, uma empresa aluga veículos de uma locadora por um período determinado. Os principais aspectos incluem:
- Propriedade: os veículos são de propriedade da empresa de locação;
- Manutenção e serviços: normalmente, o contrato de aluguel inclui a manutenção preventiva e corretiva dos veículos, além de serviços como troca de pneus e assistência em caso de avarias. Provavelmente haverá pagamento de franquia;
- Gestão de frota: algumas locadoras oferecem ferramentas de gestão de frota, com monitoramento de quilometragem, consumo de combustível e outros parâmetros operacionais que podem ajudar no cotidiano;
- Flexibilidade: a empresa locatária pode ajustar o número e o tipo de veículos conforme as necessidades do gestor de frotas;
- Custo: o aluguel envolve o pagamento de um valor fixo mensal ou anual, que cobre o uso dos veículos e os serviços incluídos no contrato.
Terceirização de frota
Agora, quando falamos em terceirização de frota, esse método vai além do simples aluguel de veículos. Trata-se de um serviço abrangente, que inclui a gestão completa da frota.
As principais características são:
- Propriedade e gestão: a empresa terceirizada fornece os veículos e também assume a responsabilidade pela gestão completa da frota. Isso inclui aquisição, manutenção, seguro, documentação e até a substituição de veículos;
- Serviços abrangentes: além da manutenção e serviços básicos, a terceirização pode incluir gestão de motoristas, controle de rotas, otimização de operações logísticas, monitoramento e relatórios detalhados sobre a performance da frota;
- Operação: a empresa terceirizada gerencia todos os aspectos operacionais da frota, liberando a empresa que a contrata para focar em suas atividades principais;
- Customização: os serviços de terceirização são muito mais personalizados do que quando há o aluguel de frota, adaptando conforme as necessidades específicas da empresa.
Como alugar uma frota?
Realizar o aluguel de frota envolve algumas etapas para que o processo seja feito de maneira transparente.
Listamos os principais pontos:
01. Avaliação das necessidades da empresa
O primeiro passo é determinar quais tipos de veículos são necessários para o seu negócio, sejam eles carros, vans, caminhões, ônibus, etc.
Depois, pense na quantidade de veículos e, por fim, uma estimativa de uso. Nesse momento, considere quilometragem mensal esperada, tipo de carga ou passageiros e condições de operação.
02. Pesquisa de empresas de locação
Feito a avaliação das necessidades da empresa, comece a pesquisa por empresas de locação de veículos. No momento dessa busca, considere a reputação, experiência e avaliações de clientes.
Também é válido comprar os serviços oferecidos por diferentes empresas, como manutenção, assistência 24 horas, sistemas de gestão de frota, políticas de substituição de veículos e até aquisição dos veículos após o término da locação.
03. Solicite propostas
Depois de ter escolhido as empresas favoritas para o aluguel de frota, faça a solicitação de propostas. Inclua todos os detalhes sobre suas necessidades e o que pretende por meio dessa locação.
Ao receber o retorno, avalie as propostas recebidas e leve em consideração, principalmente:
- Preço;
- Serviços incluídos;
- Condições contratuais;
- Benefícios adicionais.
04. Negociação
É muito importante que você negocie os termos do contrato, incluindo período de locação, preço, serviços adicionais (como manutenção e seguro), políticas de renovação e cancelamento.
No contrato, certifique-se de que existam cláusulas de proteção contra variações de custo, manutenção inadequada e outros percalços que possam ocorrer durante o contrato.
05. Verificação dos veículos
Antes de assinar o contrato, faça uma análise detalhada sobre os veículos para garantir que atendem aos seus requisitos de qualidade e condição.
E, claro, realize testes de funcionamento para verificar o desempenho dos veículos.
06. Formalização do contrato
Assim que garantir todos os pontos acima, inclusive os testes, formalize o contrato de locação, garantindo que todas as condições negociadas estejam claramente especificadas.
Mantenha uma cópia de toda a documentação relevante, incluindo o contrato, apólices de seguro e registros de manutenção.
07. Implementação e gestão
Antes de colocar os veículos para rodar, ofereça treinamento aos motoristas sobre o uso dos carros e o sistema de gestão de frota, caso esteja incluído.
Vantagens e desvantagens do aluguel de frota
Assim como em tudo na vida, a decisão de realizar o aluguel de frotas tem prós e contras. Tudo vai depender da necessidade da empresa e dos planos estratégicos que ela possui.
Para ajudar nessa ponderação, colocamos quais são as vantagens do aluguel de frota e quais são as desvantagens.
Vantagens do aluguel de frota
- Investimento inicial: o aluguel de frota evita a necessidade de um grande investimento inicial na compra de veículos, liberando capital para outras áreas da empresa;
- Pagamentos fixos: os pagamentos do aluguel de frota, em geral, são mensais e previsíveis, facilitando o planejamento e controle financeiro;
- Manutenção incluída: muitos contratos de locação incluem a manutenção preventiva e corretiva, evitando gastos inesperados;
- Assistência 24 horas: algumas locadoras oferecem serviços de assistência em caso de avarias ou emergências, como a necessidade de um guincho ou pane elétrica;
- Atualização de frota: no aluguel de frota, existe a possibilidade de atualizar a frota regularmente, utilizando veículos mais novos e tecnologicamente avançados;
- Sistemas de gestão de frota: muitas locadoras oferecem ferramentas para monitoramento e gestão da frota, o que é um adicional importante para quem busca ser mais assertivo nas análises;
- Documentação e impostos: a gestão de documentos, taxas e impostos relacionados aos veículos, geralmente, é de responsabilidade da locadora, minimizando os gastos que a sua a empresa possa ter com essa parte burocrática.
Desvantagens do aluguel de frota
- Custo total: no longo prazo, o custo total do aluguel de frota pode ser maior do que a compra dos veículos, dependendo da duração do contrato e das condições de uso;
- Termos rígidos: os contratos com locadoras podem ter termos rígidos em relação ao uso dos veículos, quilometragem limitada e penalidades por danos não cobertos pelo seguro;
- Qualidade do serviço: a qualidade da frota e dos serviços de manutenção depende do fornecedor. Problemas com a locadora podem impactar a operação da empresa e gerar prejuízos que uma frota própria não geraria;
- Falta de controle: a empresa tem menos controle sobre a gestão e manutenção dos veículos, ainda mais se ela não oferecer softwares de gestão de frota, o que pode ser uma desvantagem para algumas operações específicas;
- Adaptação dos veículos: pode haver limitações na personalização dos veículos para necessidades específicas da empresa;
- Disponibilidade de modelos: a locadora pode não ter disponíveis todos os modelos e tipos de veículos que a empresa precisa;
- Restrições geográficas: algumas locadoras podem impor restrições geográficas ao uso dos veículos. Quem roda pelo Brasil todo, por exemplo, pode ser bem ruim.
Como a tecnologia auxilia frotas alugadas?
Quando falamos em aluguel de frotas, não podemos deixar de lado os serviços de tecnologia, pois eles desempenham um papel crucial na gestão eficiente de frotas.
Uma das principais inovações tecnológicas no setor de gestão de frotas é o uso de videotelemetria e rastreamento por GPS. Inclusive, esses temas são tendências na gestão de frotas.
Esses sistemas permitem o monitoramento da localização dos veículos, o que ajuda a otimizar rotas, reduzir o tempo de viagem e garantir a segurança dos motoristas e das cargas.
Além disso, existe a telemetria, que pode fornecer dados detalhados sobre velocidade, tempo de parada e comportamento do motorista, permitindo uma análise minuciosa da eficiência operacional.
A Cobli, uma plataforma de inteligência que descomplica a gestão e potencializa a frota, exemplifica como essas tecnologias podem ser integradas para proporcionar uma gestão mais eficaz e inteligente.
Por meio das tecnologias oferecidas pela Cobli, as empresas conseguem reduzir custos, potencializar a produtividade, cuidar da segurança e do comportamento dos motoristas, controlar a operação conforme as regras e melhorar a experiência do cliente.
Com a Cobli, empresas que alugam frotas podem usufruir de ferramentas que ajudam a identificar padrões de comportamento, como excesso de velocidade ou paradas não autorizadas, além de distrações ao volante por meio da câmera de fadiga.
A plataforma também facilita a gestão de manutenção, enviando lembretes automáticos quando um veículo precisa de serviço, o que ajuda a prevenir problemas mecânicos.
Tecnologias para a gestão de frotas alugadas podem oferecer uma gama de ferramentas e soluções que ajudam a otimizar operações, reduzir custos e melhorar a segurança.
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