Custos logísticos: o guia para diminuir custos com veículos

Custos logísticos- o guia para diminuir custos com veículos
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Empreendedores do ramo de transporte de cargas ou pessoas lidam diariamente com o desafio de fazer mais com menos. Para garantir mais rentabilidade para o negócio, o importante é maximizar os recursos e racionalizar os custos logísticos.

De uma maneira simplista, pode-se dizer que um bom gestor é aquele que implementa iniciativas para evitar os problemas antes de sua ocorrência. No entanto, não é só isso.

A capacidade de antecipar tendências e de preparar-se para responder rapidamente aos desafios que ainda se apresentarão é uma aptidão de muito valor, mas também é preciso saber conduzir o dia a dia com tranquilidade e dotar a rotina empresarial de segurança e qualidade.

No ramo de empresas que possuem frotas, o pior cenário é a convivência com depreciação acelerada de veículos, assaltos e roubos, atrasos na entrega de mercadorias, gasto excessivo de combustível, despesas com manutenções e acidentes que podem tirar a vida de pessoas.

Além disso, processos judiciais acionados por funcionários ou por terceiros são riscos que precisam ser evitados a todo custo. Outro ponto crítico que prejudica a continuidade do negócio são as interrupções para restauração de veículos, que impactam a escala de saídas e a expectativa do cliente — que confia e se baseia em prazos acordados.

É vital que haja clareza sobre um fato: em tempos de competição acirrada, lidar com problemas resultantes de uma gestão fragilizada não é aceitável. O mercado está cada vez mais exigente, intolerante a erros, a atrasos e às frustrações dos anseios de clientes, fornecedores e parceiros.

Por isso, a engrenagem da melhoria contínua não pode parar e é necessário que constantes ajustes sejam implementados para garantir sempre os melhores níveis de excelência e a resolução de gargalos e de fraquezas internas.

Neste post, as melhores práticas de gestão de frotas serão apresentadas, com destaque para a adoção de soluções tecnológicas para facilitar o dia a dia e trazer mais confiabilidade e assertividade na tomada de decisão. Tenha uma boa leitura e aprenda um pouco mais sobre a atuação de gestores logísticos de sucesso!

1. A importância da política de gestão de frotas

Toda empresa possui diretrizes que norteiam suas atividades. Nesse sentido, uma boa prática de gestão é documentar essas regras, transformando-as em uma espécie de lei interna que deve ser obedecida por todos os setores e colaboradores.

No nicho do gerenciamento de frotas não é diferente: documentar um planejamento, os procedimentos padronizados e as normas para condução dos processos é relevante e produtivo.

O nome que se dá a isso é “política de gestão de frotas” e o seu objetivo é formalizar como os bens automotivos devem ser utilizados e quais intervenções eles devem sofrer para que estejam sempre ativos, duráveis e oferecendo sempre o limite de suas possibilidades.

Outro ponto a ser abordado nesse documento é a segurança dos condutores, já que o capital humano é um dos ativos mais importantes de todo empreendimento — especialmente os que dependem da participação humana para concretizar seus objetivos.

Para os empresários que pretendem iniciar a construção de uma política de gestão de frotas, algumas dicas podem ser úteis. Acompanhe!

  1. Defina o escopo da política: é importante elencar quais aspectos serão alvo de normatização. Os exemplos mais comuns quando o assunto é frota são: consumo de combustível, manutenções, jornada de trabalho do motorista, capacitação, comportamento dos trabalhadores e uso dos veículos, além de monitoramento da frota.
  2. Agregue a participação dos colaboradores: os profissionais que conduzem os veículos acumulam experiências que podem ser proveitosas na definição dos critérios de trabalho. Além de enriquecer a proposta, a elaboração colaborativa do documento favorece o engajamento daqueles que serão os principais executores das premissas traçadas.
  3. Crie regras claras: transparência é fundamental para que o entendimento sobre as diretrizes seja assertivo. Para isso, é importante registrar o que pode e o que não pode ser feito, o que é obrigatório e o que é desejável, o que é comportamento passível de reconhecimento e o que pode ser alvo de penalizações.
  4. Dissemine a política: de nada adianta elaborar um documento robusto e mantê-lo arquivado ou escondido na gaveta. É preciso divulgar seu conteúdo e certificar-se de que todos os trabalhadores tomaram conhecimento das regras para que haja o envolvimento esperado por parte de todo o corpo funcional.
  5. Mantenha a política atualizada: o mercado é dinâmico e a todo momento surgem novas “verdades” e novos parâmetros. Por isso, uma política não pode ser estática nem engessada, devendo ser atualizada sempre que a realidade exigir reposicionamentos e novas práticas.

Essa não pretende ser uma “fórmula de bolo”, mas pode servir de roteiro para o início dos trabalhos de formalização de uma política de gestão de frotas. O importante é que esse documento seja um organismo vivo dentro da empresa, que espelhe a realidade ali vivida e que seja capaz de se transformar sempre que novas necessidades surgirem.

2. Manutenção preventiva

Quando se pensa em custos logísticos, um dos primeiros pensamentos que vem à tona é a despesa com combustível. No entanto, há outra questão envolvida que impacta significativamente o orçamento da empresa proprietária da frota: as manutenções dos veículos.

Cada vez que um veículo fica parado para conserto, recursos financeiros terão de ser direcionados para a aquisição de peças e para o serviço prestado. Ainda há outro custo envolvido, também conhecido como custo de oportunidade: você sabe quanto a empresa deixa de ganhar com um veículo a menos nas ruas?

Por isso é tão importante fazer a gestão das manutenções e ter escalas previsíveis para a parada dos veículos, de forma que outros cubram sua ausência para que não haja prejuízos para a rotina e para as contas da empresa.

É necessário, também, evitar que problemas mais graves ocorram com a mecânica. A melhor forma de se alcançar mais durabilidade de peças e veículos é a manutenção preventiva.

Em linhas gerais, deve ser criado um cronograma com uma programação de manutenções, contemplando a verificação de:

  • falhas em freios;
  • problemas e desgaste de bateria;
  • pneus carecas ou furados;
  • controle da temperatura dos motores;
  • falha de balanceamento das rodas;
  • amortecedores e molas danificados;
  • consumo excessivo de combustível;
  • níveis baixos de fluidos, como óleo do motor e dos freios;
  • marchas frouxas ou arranhando;
  • escapamento com pouca capacidade de filtragem de resíduos, liberando poluição no ar.

Ser proativo vale a pena pois o custo de correção, muitas vezes, é mais alto que o da prevenção.

Outro custo intangível relacionado a problemas mecânicos é o risco à segurança dos motoristas. Um veículo mal conservado e desgastado pode representar muito perigo à vida de quem o conduz.

Além da questão da necessidade essencial de preservação humana, vale ressaltar que despesas médicas para atendimento de funcionário envolvido em acidente fica a cargo da empresa.

Esse tipo de ocorrência é suscetível à cobrança de indenização caso a justiça trabalhista seja acionada pelo colaborador ou caso terceiros abram processos cíveis contra a empresa. Portanto, economizar em manutenções preventivas para evitar gastos recorrentes não vale a pena.

Reduzir as chances de falhas é obrigação dos gestores de frotas não só para eliminar despesas desnecessárias, mas também para permitir que os veículos concluam seu ciclo de vida sem a necessidade de novas aquisições para reposição da frota antes do previsto.

controle de manutenção

Dicas para construir um modelo de manutenção preventiva

A manutenção preventiva é a melhor maneira de manter uma frota em boas condições. Aliás, a atuação corretiva deve ser algo a ser empregado apenas em casos isolados, quando acontecem falhas repentinas ou acidentes.

Isso é uma forma de demonstrar que o gerenciamento de frotas é forte, sério e profissional. Um modelo de manutenção preventiva estabelece parâmetros ideais e mensura se eles estão sendo alcançados. Dentre os principais aspectos que devem compor esse planejamento estão:

  • período de revisão definida para cada veículo, de acordo com a instrução do fabricante e conforme o uso (quilometragem atingida), estabelecendo uma escala para garantir que a ausência seja coberta pela operação de outro;
  • definição dos itens a serem vistoriados em cada pausa para revisão preventiva, como alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus, troca de fluidos, limpeza de bicos de injeção eletrônica e sistema de suspensão;
  • registro de todas as substituições de peças realizadas e da previsão de durabilidade das que foram instaladas nos veículos;
  • registro das viagens ou saídas e quilometragem rodada para que seja deduzida da vida útil estabelecida para cada ciclo de manutenção;
  • cruzamentos de todos os itens acima em uma matriz ou cronograma para que checagens programadas sejam estabelecidas. É interessante manter um repositório para o registro de ocorrências imprevistas e para a consolidação de lições aprendidas que poderão ensejar melhoramentos nas próximas rodadas de inspeções.

Esses dados e regras podem ser inseridos em planilhas ou, de preferência, em aplicações de gestão de frotas, de forma a permitir o cruzamento de dados, o controle de prazos, a emissão de alertas de vencimento e a automação de tarefas.

O ideal é que tecnologias desse tipo sejam acessadas em plataformas online, que não exigem a instalação de sistemas nem a alocação de hardware específico para armazenar e processar os dados. No mercado existem soluções com essas características.

Geralmente, a empresa contratante paga pelo uso das funcionalidades, acessadas com segurança e simplicidade via internet. Esses produtos costumam apresentar um painel de controle na web e pequenos dispositivos para fixação nos veículos, além de programas de depuração de dados para contribuir na gestão e na inteligência de negócios.

Esse tipo de atuação tem natureza preditiva, ou seja, antecipa ações para mitigar problemas, antes que eles tomem proporções maiores. Sua importância se deve ao fato de que ela pode ser a linha que separa um acidente e os altos gastos de um cenário de economia, tranquilidade, preservação da frota e segurança do condutor e de terceiros.

3. Roteirização

A economia em uma empresa de frotas não se limita aos custos de manutenção da frota propriamente dita — ela se estende às rotas executadas por cada veículo.

Nesse sentido, toda racionalização deve ser buscada: cada quilômetro rodado a menos, cada desvio de congestionamentos, cada centavo economizado no posto de gasolina, cada via conservada faz diferença na hora de fechar as contas.

Sempre que a “corrida” flui, sem paradas ou pausas, há economia de combustível e do tempo do motorista. Assim, é possível garantir pontualidade, mais entregas/serviços por motoristas ou até menos motoristas por entregas/serviços.

Prever os melhores caminhos não é atividade de adivinhação ou de mera experiência, mas sim de planejamento, captura de dados e uso de tecnologias.

Esse é o princípio da roteirização, que objetiva determinar a melhor rota para que o motorista chegue ao destino final. Essa missão é facilitada por softwares integrados que conseguem estabelecer fluxos otimizados, identificar problemas, organizar escalas de paradas para entrega ou coleta.

roteirização da Cobli

Na prática, os sistemas de roteirização oferecem:

  • redução das distâncias;
  • redução do tempo para atendimento a cada demanda;
  • localização de postos com melhores preços de combustível ao longo das rotas;
  • dimensionamento da carga e da frota, com a melhor indicação de veículo a ser utilizado;
  • alocação de mão de obra;
  • redução da quantidade de veículos para realizar uma operação;
  • redução do custo da transportadora e das entregas;
  • redução de horas extras dos funcionários;
  • controle completo de todos os processos de negócio;
  • economia de combustível.

No início deste artigo falamos sobre fazer mais com menos — a roteirização está a serviço disso. Com ela, é possível colocar menos carros na rua e cumprir uma jornada mais produtiva do que se muitos outros veículos estivessem rodando sem organização.

Quando se trata de custos logísticos de frotas, a verdade é que quanto mais carros circulando, maiores são as despesas.

Investir em roteirização é otimizar operações, reduzir custos e aumentar margens de lucro. Ou seja, decidir pela modernização da gestão, com base na implementação de soluções inovadoras, é dotar o negócio de diferenciais competitivos e de melhores condições de destacar-se no mercado.

4. Rastreamento de frotas

Gerenciar algo é saber o que ocorre durante todo o seu ciclo de vida. No caso da gestão de frotas, isso se dá por monitoramento e rastreamento.

Esse trabalho pode ser feito por meio de sistemas de controle que visam oferecer mais segurança, redução de custos e aumento de produtividade a partir da coleta detalhada e da análise de informações que permitem definir os melhores rumos para as atividades cotidianas — e também para as tomadas de decisão gerencial.

O rastreamento veicular é o serviço de acompanhamento da localização de um veículo — ele utiliza a rede de GPS e de celulares para enviar dados a uma central. Outro item que compõe esse sistema é um software, que produz relatórios e gráficos para visualização do posicionamento geográfico de veículos parados ou em deslocamento.

De forma resumida, as funções do rastreamento e monitoramento de frotas são:

  • geolocalização de veículos (individual ou em grupo);
  • registro do endereço e data de cada localização;
  • acompanhamento de eventos (entregas, paradas para abastecimento, desvios de rotas, furtos);
  • controle da distância percorrida;
  • acompanhamento de excesso de velocidade;
  • configuração de alertas;
  • personalização de relatórios, com indicadores para gestão de desempenho.

Esse tipo de monitoramento une o rastreio, a geração de relatórios e a emissão de alertas de eventos, que são programados para acionamento caso alguma situação indesejada seja identificada.

Outro ponto possível de ser capturado por esse acompanhamento é o comportamento do motorista, já que o sentido do deslocamento e a velocidade assumida demonstram se o condutor está seguindo as diretrizes traçadas na sua rota.

Outra vantagem do rastreamento é a oferta de mais segurança ao veículo e ao condutor, o que repercute não só na redução de sinistros e na recuperação de furtos, mas também na baixa dos valores de seguro.

monitoramento veicular

5. Telemetria

A noção de telemetria muitas vezes se confunde com o rastreamento e o monitoramento. No entanto, ela é complementar às outras técnicas e ferramentas. O diferencial da telemetria está na possibilidade de interação com os veículos, a partir de uma comunicação baseada em redes sem fio — via satélite ou ondas de rádio.

Essa é uma ferramenta mais sofisticada de gestão pois engloba o monitoramento da dirigibilidade do veículo, além das funções presentes em sistemas convencionais de rastreamento.

Por meio de sensores instalados em componentes automotivos, é possível acompanhar remotamente o funcionamento do motor, dos freios, da embreagem, dos sistemas eletrônicos, entre outras estruturas dos veículos.

Na gestão de frotas corporativas, a telemetria permite o acompanhamento em tempo real dos veículos, o que gera um efeito educacional sobre os motoristas, que passam a atuar de forma mais responsável e alinhada à performance desejada pela empresa.

Outras características e benefícios da telemetria veicular são:

  • possibilidade de ser utilizada até mesmo em lugares remotos, já que não há limite de distância para o sensoriamento de dados;
  • os dados coletados podem ser transformados em indicadores de desempenho para mensurar a eficácia dos trabalhos e a eficiência dos motoristas;
  • acompanhamento de manutenções periódicas e condições impróprias de funcionamento dos veículos, alertando para a necessidade de manutenção e evitando gastos maiores para consertos mais complexos;
  • checagem das rotas que estão sendo cumpridas, identificando desvios de rotas e uso do veículo para interesses pessoais;
  • mais agilidade e confiança na gestão;
  • tomada de ações preventivas para evitar diversas situações de risco e prejuízos;
  • monitoramento da jornada de trabalho do condutor, com possibilidade de alerta quando o prazo limite estiver se esgotando, mitigando riscos trabalhistas e pagamento de horas adicionais;
  • maior segurança no trânsito;
  • redução de infrações de trânsito, como ultrapassagem de semáforos e de limites de velocidade;
  • subsídios para formatação de treinamentos a partir dos principais problemas identificados durante o sensoriamento dos veículos e das rotas executadas;
  • soluções mais rápidas para roubos e assaltos, com possibilidade de travamento das portas do veículo e desligamento do motor;
  • gestão inteligente, com informações seguras para a tomada de decisão e com identificação de gargalos para a proposição de melhorias contínuas.

Conclusão: a automação é a chave do sucesso da gestão de frotas

Uma governança efetiva se baseia em três pilares: capacitação e comprometimento das pessoas, padronização e otimização de processos e emprego de tecnologias adequadas à realidade de cada negócio.

No caso da gestão de frotas, o terceiro alicerce é um potencializador dos outros dois. Com tecnologias apropriadas, é possível melhorar os processos e ampliar as capacidades humanas. Além disso, é possível tornar a gestão mais assertiva, com decisões mais ágeis a partir de insumos confiáveis.

Por isso, é válido e indicado investir em tecnologias — como as aplicadas em roteirização, rastreamento e telemetria — para garantir maiores níveis de produtividade, menores riscos e mais rentabilidade.

Todo esforço em prol de dotar o negócio de frotas de mais eficiência operacional é válido. Nesse sentido, uma via para atingir esse ideal é cercar as chances de sinistralidade e de depreciação acelerada dos veículos.

É nesse contexto que manutenções preventivas gerenciadas por softwares — que também agregam funcionalidades de monitoramento da frota em tempo real — demonstram seu valor.

Se a meta da redução de custos logísticos e riscos operacionais é perseguida, é na modernização da gestão que a empresa encontrará respostas e condições para manter um equilíbrio de contas, qualidade nos processos e satisfação dos clientes.

Aproveite o espaço para comentários e contribua com outras dicas ou experiências para otimização da gestão de frotas! Ajude-nos a enriquecer este conteúdo e a disseminar boas práticas para gestores que buscam mais efetividade em sua atuação!

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