Como criar e implementar uma política de frotas?

Política de frotas: uma das coisas que mais dificultam o trabalho de todo bom gestor de frotas são os “desvios” de comportamento do seu time nas ruas.

Casos em que colaborados resistem ao uso da política de frotas implementada pela empresa: usar o carro da empresa para motivos pessoais, acelerar e frear de forma brusca, fazer curvas muito rápidas e andar acima do limite de velocidade são apenas algumas das atitudes que, como todos sabemos, podem gerar diversos problemas, como os listados abaixo.

• Desperdício de combustível
• Maior gasto com manutenção
• Mais acidentes
• Mais tempo com o carro na oficina
• Baixa produtividade
• Imagem ruim para a marca nas ruas

Para evitar esses prejuízos, muitas empresas nos procuram pedindo ajuda para criar uma política de frotas. Com essa proximidade, pude perceber que um dos principais problemas que os gestores enfrentam é o fato de saberem que os motoristas têm esses “desvios” de comportamento ao volante, mas não conseguirem “provar”, e portanto não conseguirem discutir estes pontos com os motoristas.

Pensando nisso, preparamos aqui algumas algumas métricas gerais, que podem ajudar os gestores a medir o desempenho do time e começar essa política de frotas.

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Direção Defensiva – Exemplo de métricas

Velocidade: São tolerados no máximo 5 excessos de velocidade por mês (pode ser medido por meio de um sistema de telemetria e rastreamento);
Acidentes: Limite de um acidente por culpa do condutor, por ano;
Reclamações: Limite de uma reclamação no 0800 da companhia por condutor, por ano;
Multas: Nenhum motorista pode apresentar mais de 15 pontos na carteira. A carteira deve ser levada ao escritório todo trimestre;
Carteira de motorista: Carteira de motorista sempre em dia;
Modo de condução: O motorista deve manter uma nota de condução acima de 75% em todos os meses (de acordo com o sistema de telemetria e rastreamento).

Gerais da frota – Exemplo de métricas

Turno: Todos os carros devem sair antes das 8h30 e voltar antes das 18h30;
Almoço: O almoço deve durar em torno de uma hora e quinze minutos e ocorrer entre as 11h e 13h (cada frota precisa definir seus horários baseado no funcionamento de seus clientes);
Tempo ocioso do motor: O tempo ocioso do motor deve permanecer abaixo de 10 minutos por dia;
Reembolso de combustível: Todas as notas de combustível devem ser apresentadas até o dia 05 do mês seguinte para pagamento correto do reembolso;
Trajetos: São tolerados no máximo 5% dos quilômetros dirigidos fora da roteirização do sistema;
Paradas: Todas as paradas, que não o almoço, com duração superior a 40 minutos precisam ser justificadas.

Obs.: Os números em negrito são apenas um exemplo e podem mudar de empresa para empresa. Mas, manter uma lógica simples e clara para cada motorista ajuda muito a implementação da política de frotas.

Deixe claro as responsabilidades dos colaboradores na política de frotas

O gestor precisa mostrar que também trabalha para se encaixar na política de frotas da empresa. Ele está trabalhando para ajudar a melhorar a operação e não simplesmente exigindo dos condutores. Veja alguns pontos que podem constar nesta política de frotas, como responsabilidades do gestor:

1. Manutenção preventiva:

• 100% dos carros farão a manutenção preventiva dentro do limite de no máximo mil km acima do previsto
• Todas as manutenções necessárias serão avisadas com, no mínimo, uma semana de antecedência
• Um carro reserva será providenciado durante o período de manutenção

2. Reembolso de combustível:

• O reembolso do combustível será pago junto do salário para todas as notas entregues na data – Clique aqui para receber gratuitamente nossa planilha de cálculo para reembolso por km rodado.

3. Relatórios de performance:

• Os relatórios de modo de condução serão apresentados mensalmente até o dia 10
• Os benefícios aos melhores motoristas entrarão em vigor no mês seguinte ao final do planejamento previsto na política de frotas

4. Melhoria dos motoristas:

• Garantir que 95% dos motoristas consigam cumprir suas metas todos os meses

Há diversos outros exemplos de boas práticas para o gestor de frota. Mas, o importante aqui é mostrar aos motoristas que você está os ajudando a conseguir resultados melhores e que eles sempre podem contar com a sua ajuda. É um esforço conjunto e cumprir os objetivos ajuda a mostrar para a empresa como a frota está melhorando.

Mostre benefícios da política de frotas aos motoristas

É muito mais fácil implementar uma política de frotas quando os incentivos são claros para todos envolvidos. Alguns bons exemplos de bonificações:

• Prioridade para receber carros novos
• Prioridade para seleção de férias
• Prioridade para seleção de turnos
• Prioridade para seleção de rotas
• Acessórios para o carro – Ajude a aumentar a vontade de cuidar bem do carro;
• Prêmio anual para o melhor motorista

É importante que os benefícios sejam mensais, para que os motoristas consigam perceber rapidamente os resultados de seu esforço. Em geral, os resultados são melhores para bonificações não financeiras, isso ocorre porque é mais fácil dar incentivos para um número maior de motoristas e assim eles se sentem recompensados por um trabalho bem feito.

Acompanhe os resultados e discuta em detalhes

Para aumentar a transparência e importância da política de frotas, além de tornar sua implantação mais rápida, é importante que todos do time saibam como está o desempenho de cada um. Fazer uma reunião mensal com todos os condutores juntos e depois outra com cada um dos motoristas é uma ótima maneira de deixá-los “por dentro” das operações.

Nessa reunião, deve-se tratar dos indicadores da sua política de frotas e traçar planos de melhoria para quem está tendo alguma dificuldade. É importante que o gestor vá para essa reunião já com sugestões de melhoria, mostrando que estão do mesmo lado e fazendo o melhor para ajudar a trazer ganhos à todos.

Métricas confiáveis e de fácil aquisição para uma boa política de frotas

Como em todas as métricas, é importante que todos tenham plena confiança no que está acontecendo e consigam focar nos resultados. A aquisição dos dados precisa ser simples e rápida, para que essa não seja mais uma burocracia na operação, mas sim um conjunto de dados que ajude no dia a dia.

Videoetelemetria: aumente o cuidado e a segurança da sua frota 

Visando melhorar a segurança no trânsito para os motoristas e reduzir custos para a empresa, a videotelemetria utiliza a captação de imagens para a coleta de dados via câmera de segurança veicular, identificando pontos de melhoria na operação.

Seu funcionamento consiste na instalação de uma câmera no automóvel, que gravará imagens tanto do exterior quanto do interior do veículo.

Essa tecnologia permite ao gestor identificar e inibir a condução perigosa como aceleração, curva e frenagem bruscas, distração ao volante e proximidade do veículo à frente. 

Conheça mais sobre a Cobli Cam, telemetria com vídeo que reduz custos e aumenta o cuidado da Cobli e as principais vantagens:

• Identifique comportamentos de risco: entenda o comportamento dos motoristas ao volante e dê feedbacks certeiros para os condutores melhorarem seu desempenho;
• Reduza custos com infrações e acidentes: monitore e identifique padrões de risco na condução. Receba alertas pelo painel e tenha as gravações dos eventos registradas automaticamente;
• Proteja-se de falsas acusações em casos de acidente: utilize as gravações como evidências para discussões jurídicas e solução de processos.

Dúvidas sobre política de frota

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